A baixa patrimonial é a exclusão do bem móvel do cadastro patrimonial e dos registros contábeis do órgão ou entidade e ocorre no momento da retirada física do bem móvel do acervo.
Para que seja consumada a baixa, o responsável patrimonial deverá enviar ao setor de contabilidade, por meio do SEI-RJ, o processo com a relação dos bens móveis inservíveis para o registro contábil da baixa definitiva.
Bem móvel inservível é aquele que não pode mais ser utilizado para o fim a que se destina ou aquele que não serve mais para o órgão/entidade no qual está alocado.
Após a destinação final dos bens móveis, objetos da baixa patrimonial, a contabilidade deverá registrar a baixa definitiva, que consiste no desreconhecimento do valor contábil do bem móvel nos registros contábeis do órgão ou entidade, gerando diminuição do saldo na conta patrimonial. Após a baixa, o processo administrativo poderá ser concluído.
De acordo com art. 64 do decreto nº49.289 de 17 de setembro de 2024, a baixa patrimonial decorrerá de:
I – transferência;
II – alienação ou descarte (desfazimento); ou
III – furto, roubo, extravio ou morte de semovente.
Transferência
A transferência é a troca de posse e responsabilidade do bem móvel, de forma voluntária, gratuita e de caráter permanente, entre órgãos da administração direta do Poder Executivo Estadual.
A transferência gera mudança do saldo contábil do ativo imobilizado, uma vez que resulta na baixa no saldo patrimonial para o órgão transferidor (de origem). Em paralelo, gera aumento do saldo patrimonial para o órgão recebedor dos bens.
Tratando-se de alienação de bens entre administração direta e indireta; entre entidades da indireta ou para instituições de direito privado, será denominada doação.
Dada a definição acima, é preciso restringir a transferência à ideia de transmissão patrimonial que ocorre exclusivamente entre órgãos da administração direta, pois esta denominação é a justificativa para realizar o processo simplificado.
O decreto nº 49.289/2024 inovou sobre os procedimentos necessários à transferência, simplificando o rito processual que ocorre somente entre a administração direta.
Conforme previsto no art. 66, o procedimento formal de registro dessa transferência de propriedade é mais simples e direto, uma vez que é dispensado o processo de desfazimento, que resulta em formas de alienação (doação, venda ou permuta) ou no descarte dos bens inservíveis.
Para tanto, a transferência de bens deve ser formalizada por meio de processo eletrônico no atual sistema SEI-RJ (ou outro que venha a substituí-lo) do qual deverá constar o Termo de Transferência de Bens Móveis.
O Termo de Transferência deve conter:
- descrição detalhada do bem;
- estado de conservação (conforme classificação do art. 20);
- data e valor de aquisição;
- valor contábil líquido (conceituado no inciso VIII do art. 2º) e
- data de emissão do Termo.
Após elaborado, deve ser assinado pelos titulares (Secretários de Estado) do órgão de origem do bem e do órgão recebedor, cabendo delegação em ambos os casos.
Para executar a transferência patrimonial, o gestor de bens móveis deverá enviar ao setor de contabilidade o processo com a relação dos bens móveis para registro contábil da baixa definitiva, visando à redução dos saldos das contas contábeis dos materiais permanentes transferidos.
O prazo entre a instauração do processo de transferência e o registro contábil da baixa definitiva é de até 90 (noventa) dias.
ATENÇÃO: A transferência de bens móveis em razão da extinção ou incorporação de órgãos deverá atender ao previsto no Decreto nº 45.733, de 10 de agosto de 2016, ou outro normativo que o substitua.
Desfazimento
O processo de desfazimento é o meio para formalização da exclusão de um bem móvel do órgão/entidade, que consiste na disponibilidade e destinação dos bens móveis inservíveis mediante alienação ou descarte.
Desfazimento por alienação
A alienação é a transmissão de propriedade de bens a terceiros, podendo ocorrer por meio de:
I – doação. Neste caso, em ano eleitoral deverá ser observado o disposto no § 10 do art. 73 da Lei nº 9.504, de 30 de setembro de 1997;
II – permuta; ou
III – venda.
ATENÇÃO: A alienação de veículos deve atender ao disposto no art. 14 do Decreto nº 47.298, de 02 de outubro de 2020, que institui e regulamenta o novo SIGETRANSP.
Alienação por doação
A doação é a troca voluntária da posse e propriedade do bem móvel e pode ocorrer:
I – entre órgãos da administração direta e entidades da administração indireta estadual;
II – entre entidades da administração indireta estadual;
III – para pessoa jurídica de direito privado, reconhecidamente de utilidade pública e cujo fim principal consista em atividade de relevante valor social;
IV – para outros poderes do Estado do Rio de Janeiro; e
V – para outros entes da Federação.
As doações previstas nos itens I, II e III devem ser autorizadas pelo titular da unidade gestora, enquanto que as previstas nos itens IV e V dependem da autorização do Governador.
O art. 72 do decreto nº 49.289/2024 estabelece que a doação de bens móveis inservíveis depende de prévia avaliação dos bens e justificativa da oportunidade e da conveniência socioeconômica da doação relativamente à escolha de outra forma de alienação, bem como laudo técnico, comprovando o real estado do bem em questão. A competência para o atendimento a esse dispositivo é da Comissão de vistoria e baixa de vida útil, conforme disposto no art. 79.
A doação deve ser formalizada mediante a lavratura de Termo de Doação, emitido pelo doador, que deve conter todos os elementos identificadores do bem móvel, tais como:
- descrição detalhada;
- data e valor da aquisição e/ou valor contábil líquido; e
- data de emissão do Termo.
Em consonância com o princípio da publicidade e ao disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, a cláusula 9ª da minuta-padrão do termo de doação prevê que: “Após assinatura do termo, deverá ser seu extrato publicado, dentro do prazo de 20 dias, no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro, correndo os encargos por conta do ESTADO“.
Alienação por permuta
A permuta é uma troca pela qual as partes transferem e recebem bens uma da outra, que se substituem reciprocamente no patrimônio dos permutantes, ocasionando uma aquisição e uma alienação no patrimônio de cada uma das partes.
A permuta é permitida exclusivamente entre órgãos ou entidades da Administração Pública, conforme previsto na alínea “b” do inciso II do caput do art. 76 da Lei n.º 14.133/2021, desde que haja interesse público devidamente justificado pelos titulares das unidades gestoras.
Alienação por venda
A venda de bens móveis está condicionada à avaliação prévia e deve ocorrer através de procedimento licitatório, na modalidade leilão, nos termos do inciso II do caput do art. 76 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021.
Disponibilidade de bens inservíveis
Quando o bem móvel inservível for classificado como desuso/ocioso, obsoleto, recuperável ou antieconômico deverá ser disponibilizado, preferencialmente, para os órgãos da administração direta e entidades da administração indireta do Poder Executivo.
Não havendo interessados nos bens móveis disponibilizados, o titular da unidade, poderá, de modo justificado, adotar a venda ou a doação como forma de desfazimento prevista nos incisos III a V do caput do art. 73 do Decreto nº 49.289/2024.
O bem inservível classificado como irrecuperável não depende de prévia disponibilização, dispensando-se essa etapa processual para ser destinado ao descarte.
A seguir, uma tabela comparativa entre as formas de alienação:
Desfazimento por descarte
O descarte de inservíveis é a inutilização dos bens ou a sua destinação ao sistema de coleta de resíduos da localidade ou a entrega para reciclagem e/ou venda como matéria-prima. Também decorre do processo de desfazimento.
Portanto, considera-se como descarte a destinação de bens classificados como irrecuperáveis (sucata/descaracterizados) a instituições, cooperativas ou ONGs de reciclagem, empresa de coleta de lixo urbana ou seletiva, locais de “ferro-velho” ou semelhantes.
Ressalta-se que o transporte de resíduos especiais deve obedecer às normas estabelecidas pelo Ministério do Meio Ambiente e INEA, em consonância com a Portaria MMA nº 280/2020 e Resolução CONEMA nº 79/2018. Ainda, o decreto nº 40.645, de 08 de março de 2007, em seu art. 3º, estabelece os requisitos para que as associações e cooperativas de catadores de materiais recicláveis estejam habilitadas a coletar os resíduos recicláveis descartados pelos órgãos e entidades da administração pública estadual direita e indireta. Para os casos em que não for possível a emissão do Manifesto de Resíduos, disponibilizamos o modelo de “Termo de Entrega de bens inservíveis para o descarte”
Quando verificada a impossibilidade ou a inconveniência da alienação, o titular da UG pode optar pelo descarte bens móveis inservíveis, após a retirada das partes economicamente aproveitáveis (se existirem), além da retirada das plaquetas de identificação.
A inutilização é a destruição total ou parcial do bem móvel que ofereça ameaça vital para pessoas, risco de prejuízo ambiental ou inconveniente de qualquer natureza para a administração pública.
Sempre que necessário, a inutilização será feita mediante a presença dos setores especializados, de forma a ter sua eficácia assegurada, destacando-se a dos símbolos nacionais, as armas, as munições, os bens móveis pirotécnicos e os que apresentarem risco de utilização fraudulenta por terceiros, que responde à legislação específica.
A inutilização de bem móvel deverá ser documentada mediante Termo de Inutilização, o qual integrará o respectivo processo de desfazimento.que
Procedimentos para desfazimento
O desfazimento deve ser registrado através de processo administrativo, do qual deverá constar os documentos comprobatórios da alienação ou da entrega dos bens ao descarte. A última etapa do processo de desfazimento consiste na baixa patrimonial definitiva, gerando diminuição do saldo na conta patrimonial e a exoneração de responsabilidade do servidor, após a qual o processo poderá ser concluído.
Para fins didáticos, o desfazimento foi dividido em 10 (dez) etapas, conforme o disposto no decreto estadual nº 49.289 de 17 de setembro de 2024.
Etapas do desfazimento
Etapa I – Elaboração da listagem descritiva dos bens móveis pelo Gestor de Bens Móveis da U.G. e justificativa para o desfazimento (art. 78, inciso I, do Decreto nº 49.289/2024);
Etapa II – Nomeação da Comissão de Vistoria e Baixa de Vida Útil e publicação no DOERJ (art. 78, inciso II do Decreto nº 49.289/2024);
Etapa III – Avaliação e classificação dos inservíveis pela Comissão de Vistoria e Baixa de Vida Útil, quanto ao estado de conservação (art. 20 do Decreto nº 49.289) e quanto à inservibilidade pe lo órgão/entidade (parágrafo único do art. 21 do Decreto nº 49.289/2024 );
Etapa IV – Elaboração do Termo de Vistoria e Baixa de Vida Útil pela Comissão de Vistoria e Baixa de Vida Útil, no qual deverá apontar, de modo justificado, a forma de desfazimento para os inservíveis: alienação ou descarte (art. 79, inciso II, e art. 80 do Decreto nº 49.289/2024);
Etapa V – Autorização do Titular da Unidade Gestora (ou autoridade por ele delegada) para o desfazimento (art. 81 do Decreto nº 49.289/2024);
Etapa VI – Juntada do Parecer Jurídico: não obrigatório, dependendo de norma interna (art. 82 do Decreto nº 49.289/2024)
Etapa VII – Registro contábil da baixa de vida útil (art. 83 do Decreto nº 49.289/2024);
Etapa VIII – Envio da planilha de disponibilidade para o e-mail redebens@planejamento.rj.gov.br, solicitando a publicação dos bens em disponibilidade no sítio eletrônico do órgão central (art. 84 do Decreto nº 49.289/2024);
ATENÇÃO!! Estão isentos de publicação de disponibilidade os bens móveis objeto de descarte (art. 84), assim como as doações entre a entidade e seu órgão de vinculação (art. 84,§ 4º).
Etapa IX – Adoção das medidas necessárias para a destinação dos bens: alienação ou descarte;
Etapa X – Registro da Baixa definitiva (art. 86 do Decreto nº 49.289/2024).
A seguir, disponibilizamos propostas de modelos de alguns documentos que podem ser utilizados no processo de desfazimento, dos quais constam os elementos obrigatórios previstos na legislação.
Ressalta-se, contudo, que estes não são de uso obrigatório, podendo o Gestor de Bens Móveis e a Comissão de Vistoria e Baixa de Vida Útil elaborarem documentos que se adequem às necessidades do seu órgão/entidade, desde que estes atendam aos normativos que regulamentam a gestão de bens móveis no Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro.
Entretanto, destacamos que o uso dos Termos de Transferência e Doação é obrigatório, devendo ser utilizadas as minutas-padrão da PGE, que são modelos de referência, podendo o órgão/entidade alterar e/ou acrescer especificidades ao texto, se necessário. Seguem abaixo as minutas-padrão: TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE BEM MÓVEL e TERMO DE DOAÇÃO DE BEM MÓVEL.
Minuta-padrão PGE - Termo de Transferência de bem móvel
Minuta-padrão PGE - Termo de Doação de bem móvel
Bens extraviados, perdidos ou furtados
Quando constatado o furto, roubo, extravio, sinistro ou desaparecimento de bens móveis, o servidor deve comunicar, por escrito, o fato ao responsável patrimonial pelo bem, que procederá com o registro de ocorrência e o encaminhará, via processo SEI-RJ, à Corregedoria Setorial do seu órgão/entidade, para a adoção das providências cabíveis quanto à apuração de responsabilidade funcional.
O registro contábil do furto, roubo ou extravio de bens móveis deve atender ao disposto na Nota Técnica SUNOT/SUBCONT nº 018/2016.
Como o bem deixa de existir, não há como instruir um desfazimento, vez que a Comissão não tem como avaliar um bem que sumiu.
ATENÇÃO: os bens móveis baixados por furto, roubo ou extravio que venham a ser encontrados/recuperados deverão ser incorporados com novo número patrimonial.
Baixa imediata por risco à saúde
Consideram-se risco à saúde, ao meio ambiente ou à integridade das pessoas, a contaminação por agentes patológicos, sem possibilidade de recuperação por assepsia, a infestação por insetos nocivos, bem móvel de natureza tóxica ou venenosa, disseminação de radioatividade, dentre outros.
O art. 87 do decreto nº 49.289/2024 prevê que, na hipótese da permanência do bem móvel nas dependências do órgão/entidade representar sério risco à saúde, ao meio ambiente ou à integridade das pessoas, o titular da unidade gestora, poderá, excepcionalmente, determinar a baixa definitiva imediata, antes de ultimado o processo administrativo.
Morte de semoventes
A baixa de semoventes mortos deverá ser documentada com o respectivo atestado de óbito ou documento assinado por veterinário ou autoridade responsável. Como o bem deixa de existir, não há como instruir o desfazimento.
Comissões
Na gestão de bens móveis, existem três atividades que necessitam constituir Comissão de servidores para realização dos procedimentos. São elas: Inventário, Avaliação/reavaliação/redução ao valor recuperável e Desfazimento.
Para cada atividade, é possível constituir mais de uma Comissão, podendo ser de caráter permanente ou provisório (com prazo determinado para conclusão das atividades).
A competência das comissões estará sempre atrelada à finalidade definida no ato de designação. Cabe ao órgão/entidade definir a melhor maneira de organizar suas comissões para realizar as funções necessárias, tendo em vista a necessidade, prazos e disponibilidade de servidores.
Formação das Comissões
A designação dos servidores integrantes da Comissão de Vistoria e Baixa de Vida Útil ocorrerá pelo titular da unidade gestora (ou autoridade por ele delegada) por meio de ato de nomeação que deve ser publicado no DOERJ.
Tais Comissões devem ser compostas por, no mínimo, 3 (três) servidores do órgão ou entidade, contendo, pelo menos, 1 (um) ocupante de cargo de provimento efetivo.
Pode-se constituir uma única Comissão com as 3 finalidades previstas na gestão de bens (Inventário, Avaliação, Vistoria e Baixa) desde que as atividades estejam estabelecidas e definidas no Ato de nomeação da Comissão, a qual pode ser de caráter permanente ou temporário.
PERGUNTAS FREQUENTES
O artigo 78 do decreto nº 49.289/2024 prevê que o processo deve ser iniciado pelo gestor de bens nomeado para a Unidade Gestora, pois ele é responsável pela gestão de bens móveis do órgão ou entidade. Contudo, o p.u. do mesmo artigo dispõe que no caso da constatação de inservibilidade dos bens ocorrer pelo agente de bens móveis ou pelo encarregado de bens móveis, a listagem dos bens inservíveis deverá ser encaminhada para o gestor de bens móveis, por meio de processo administrativo, para aprovação e adoção das medidas cabíveis.
Essa restrição aplica-se à: doação de obras de arte e acervo cultural (art. 81, §1º), doação para outros poderes do Estado do Rio de Janeiro e para outros entes da federação conforme Art. 73, § 2º do Decreto nº 49.289/2024.
A doação das demais categorias de bens móveis pode ser autorizada pelo Titular da Unidade Gestora (ou autoridade administrativa com delegação prevista), conforme previsto no art. 81 do decreto nº 49.289/2024.
O processo de desfazimento deverá ser autorizado pelo Titular da unidade ou autoridade por ele delegada.
Não. O conceito de bem inservível também abrange o bem que não possui mais utilidade ou serventia para o órgão/entidade proprietário, podendo estar em qualquer estado de conservação: excelente, bom, regular ou péssimo.
Inclusive muitos desses bens podem estar em perfeitas condições de utilização para outros, podendo ser transferidos, doados ou alienados de outra forma.
Sim, não há impedimento.
Não. É aconselhável ter o prazo mínimo de 30 dias, devido à demanda de tempo para conclusão dos trabalhos da Comissão, cabendo à UG o estabelecimento do prazo que lhe for conveniente.
Após o gestor detectar a existência de bens inservíveis na Unidade Gestora, deverá instaurar processo, cumprindo o trâmite processual das etapas previstas para o desfazimento que devem ser registradas e tramitadas no atual sistema eletrônico estadual SEI RJ.
Sim, desde que as finalidades estejam estabelecidas e definidas no Ato de nomeação da Comissão, a qual pode ser de caráter permanente ou temporário.
A competência das comissões estará sempre atrelada à finalidade definida no ato de nomeação.
Servidores efetivos, ou não, estão sujeitos a convocações administrativas para prestação de serviço público relevante e não remunerado.
É recomendável entrar em contato prévio com o servidor para avisar da publicação de sua nomeação como integrante da Comissão.
Caso o servidor se negue a participar, declarando justificativas consideradas relevantes para a autoridade que o indicou e havendo outras opções disponíveis para nomeação, o órgão/entidade pode optar por indicar outro nome.
Mas em termos formais da legalidade, o servidor só pode expressar a negativa de sua participação se alegar motivos que o enquadrem em impedimento para participar de processo administrativo conforme Lei estadual de Processo Administrativo (Art. 17 da Lei nº 5.427/2009).
Não há essa obrigatoriedade, sendo recomendável que o gestor não participe, se possível for, especialmente da Comissão de Inventário. Dessa forma, proporcionará maior segregação de funções e possibilidade de participação de servidores externos à área de patrimônio, evitando sobrecarga de trabalho para os mesmos servidores.
