Consiste na divisão da unidade gestora em subdivisões patrimoniais, denominadas unidades administrativas e/ou subunidades.
Na ilustração acima, é possível observar todas as possibilidades de divisões da Unidade Gestora (UG) para criar uma estrutura de gestão patrimonial:
UG + UAs, ou UG + UAs + subunidades ou UG + subunidades
A estrutura patrimonial tem como finalidade facilitar e otimizar a gestão e o controle dos bens móveis da unidade gestora, pois a divisão desta em subdivisões menores permite que o servidor designado como responsável execute a gestão de um quantitativo menor dos bens, sendo essa responsabilidade compartilhada com o gestor de bens móveis.
Dependerá da organização física e disponibilidade de servidores a serem responsabilizados, não precisando ser necessariamente igual ao organograma do órgão. Deve ser criada com base nas peculiaridades físicas em questão, na organização dos bens móveis e no número de servidores disponíveis para atuar na gestão dos mesmos.
Além do gestor de bens móveis, responsável pela unidade gestora, deverá ser designado um responsável patrimonial para cada subdivisão. Os responsáveis pelas unidades administrativas (UA) são intitulados agentes administrativos e os das subunidades, encarregados.
O gestor de bens móveis não poderá ser nomeado como encarregado de subunidade ou agente de UA. É necessário que um servidor seja nomeado para cada subdivisão patrimonial, não podendo nomear o mesmo servidor para mais de uma subdivisão. Ou seja, pelas práticas da boa gestão, é necessário nomear um servidor distinto (CPF diferente) para cada subdivisão patrimonial.
É preciso publicar no DOERJ a estrutura patrimonial e os responsáveis, por meio de ato assinado pelo Titular da unidade gestora, para fins de formalização e transparência.
Conceitos aplicáveis à Estrutura Patrimonial
O decreto nº 49.289 de 17 de setembro de 2024 traz as seguintes definições para as divisões da estrutura patrimonial:
Unidade gestora (UG) – é a unidade orçamentária ou administrativa que realiza atos de gestão orçamentária, financeira e/ou patrimonial. Ou seja, os órgãos da Administração Direta e as entidades da Indireta.
Unidade administrativa (UA) – é a subdivisão da unidade gestora que não dispõe de recursos próprios para gerir suas atividades e não possui autonomia para realizar o registro contábil de seu patrimônio, podendo ser dividida em subunidades e agregar uma ou mais localidades físicas. Tais como: escolas, batalhões de Polícia Militar e do Corpo de Bombeiros Militar, hospitais e Delegacias de Polícia.
Subunidade – é a subdivisão da unidade administrativa ou da unidade gestora, que pode agregar uma ou mais localizações físicas.
Localização física (LF) – é a menor subdivisão patrimonial da Subunidade ou Unidade Administrativa sem responsabilização imediata, na qual a responsabilidade é do servidor responsável pela subunidade ou pela UA a qual está atrelada. A LF é uma subdivisão física pormenorizada para precisar a localização do bem.
As UAs podem ser subdivididas em subunidades, podendo ser também diretamente divididas em Localizações Físicas (LF). No caso da subunidade, só é possível dividi-la em LF. Entretanto, é importante destacar que NÃO é obrigatória a divisão de cada subdivisão patrimonial.
Responsáveis patrimoniais
São os servidores responsáveis pela gestão dos bens móveis das localidades pelas quais possuem responsabilidade patrimonial. São eles:
Titular da unidade gestora: servidor ocupante do cargo máximo do órgão ou entidade, a quem cabe a responsabilidade pelos bens móveis da unidade gestora. Ou seja, Secretário, Presidente, Diretor, etc.
Gestor de bens móveis: servidor designado pelo titular da unidade gestora, na condição de corresponsável, a quem cabe realizar a gestão dos bens móveis;
Agente de bens móveis das unidades administrativas: é um servidor designado pelo titular da unidade gestora, responsável por realizar a gestão dos bens móveis sob sua responsabilidade na respectiva UA;
Encarregados de bens móveis das subunidades: servidor designado pelo titular da unidade gestora, responsável por realizar a gestão dos bens móveis sob sua responsabilidade na respectiva subunidade.
Além dos servidores nomeados para assumir a atribuição de agente patrimonial, é importante ressaltar que qualquer pessoa que utilize o bem público possui responsabilidade pela guarda e utilização do bem, uma vez que está na condição de usuário. Portanto, o usuário poderá responder pelo desaparecimento do bem móvel que lhe for confiado para guarda e uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente causar a qualquer bem móvel que esteja, ou não, sob sua guarda.
Substituição de responsabilidade
Quando houver designação ou substituição do gestor, agente ou do encarregado de bens móveis deverá ser emitido o Termo de Transferência de Responsabilidade de Bens Móveis e formalizado por meio de processo eletrônico. No caso de substituição temporária, a emissão do termo será facultativa.
Na ocorrência do desligamento do agente ou do encarregado de bens móveis, o gestor deverá providenciar, além da transferência de responsabilidade de bens sob a guarda destes, a lavratura da Certidão de Nada Consta quanto à responsabilidade patrimonial, no prazo de até 30 dias, que será apresentada ao setor de Recursos Humanos, a fim de ser juntado ao processo de desligamento.
No caso da exoneração do gestor de bens móveis, o titular da unidade gestora deverá designar seu sucessor no prazo de até 30 dias. O novo gestor deverá adotar as providências para a realização do inventário (previsto no inciso III do art. 56 do Decreto 49.289/2024), assim como a transferência de responsabilidade de bens sob a guarda do servidor exonerado e a lavratura da Certidão de Nada Consta.
Caso seja inviável o cumprimento dos prazos mencionados acima, a responsabilidade poderá ser transferida a um substituto eventual até a designação do novo gestor, agente ou encarregado.
O servidor substituto é aquele designado para assumir, por um determinado período de tempo, a responsabilidade pela unidade gestora, unidade administrativa ou subunidade, no caso de ausência eventual, como férias, licenças e afins do gestor, agente ou encarregado.
Competências dos responsáveis patrimoniais
Na tabela abaixo, seguem listadas as competências dos servidores que atuam como responsáveis patrimoniais em seus órgãos/entidades:
| TITULAR DA UNIDADE GESTORA | GESTOR DE BENS MÓVEIS | AGENTES E ENCARREGADOS |
| Regulamentar e estabelecer as normas internas para a gestão dos bens móveis da unidades | Assessorar o titular da unidade gestora nos assuntos relativos à gestão de bens móveis | Realizar a gestão dos bens móveis sob sua responsabilidade e fornecer informações sobre os mesmos ao gestor de bens móveis ou ao agente de bens móveis, conforme estrutura patrimonial |
| Designar o gestor de bens móveis, os agentes de bens móveis e os encarregados de bens móveis, assim como seus substitutos eventuais, em ato devidamente publicado no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro | Responder pelo registro patrimonial dos bens móveis | Organizar os inventários relativos aos bens móveis existentes na unidade administrativa ou na subunidade |
| Adotar as medidas cabíveis para o ressarcimento dos prejuízos causados ao Estado, quando identificadas irregularidades na gestão, uso e guarda dos bens móveis do órgão ou entidade, na forma prevista nas normas em vigor | Organizar os inventários relativos aos bens móveis existentes | Organizar e instruir os processos de prestações de contas dos bens móveis sob sua responsabilidade e enviar para o gestor de bens móveis ou ao agente de bens móveis, conforme estrutura patrimonial |
| Responder pelo cumprimento dos prazos e formalidades para prestação de contas dos bens móveis da unidade gestora | Elaborar os processos de desfazimento dos bens móveis | Informar mensalmente os saldos e a movimentação ao gestor de bens móveis ou ao agente de bens móveis, conforme estrutura patrimonial |
| Prestar esclarecimentos, quando requerido pelos Órgãos de Controle Interno e Externo do Estado do Rio de Janeiro | Instruir os processos de prestações de contas dos bens móveis, na forma da legislação vigente | Zelar pela conservação e correto manuseio dos bens móveis da unidade administrativa ou da subunidade |
| Informar mensalmente a movimentação, inclusive a depreciação, e promover as consistências dos saldos entre os registros efetuados e a existência física dos bens móveis à Coordenadoria Setorial de Contabilidade ou equivalente | Adotar e propor providências que preservem a segurança e conservação dos bens móveis existentes na unidade administrativa ou subunidade | |
| Orientar tecnicamente os agentes de bens móveis, os encarregados de bens móveis e os usuários | Comunicar, imediatamente, qualquer irregularidade ocorrida com o bem móvel sob a sua responsabilidade ao gestor de bens móveis ou ao agente de bens móveis, conforme estrutura patrimonial | |
| Manter organizado em arquivo físico ou eletrônico, todos os documentos relativos à gestão dos bens móveis, à disposição dos órgãos de controle interno e externo |
Em relação aos usuários (servidor ou pessoa que utilize o bem público), compete:
1 – zelar pelo uso adequado, guarda e conservação dos bens móveis disponibilizados para o desempenho de suas atribuições; e
2 – informar ao encarregado de bens móveis, agente de bens móveis ou ao gestor de bens móveis qualquer ocorrência relativa aos bens.
Uso exclusivo
Bem móvel de uso exclusivo caracteriza-se por ser um bem disponibilizado para uso individual do servidor, em razão da necessidade de serviço, podendo ser utilizado fora das instalações de trabalho, a exemplo de computadores portáteis, aparelhos de telefonia celular, unidades portáteis de armazenamento de dados, armamentos, animais, dentre outros.
O bem ficará sob responsabilidade direta do servidor, mediante Termo de Cautela, que deve conter o número patrimonial, a descrição detalhada e o valor de todos os bens elencados, devidamente assinado no sistema informatizado de gestão de bens e/ou em processo eletrônico.
Por ocasião da devolução do bem deverá ser registrada a baixa do Termo de Cautela.
ATENÇÃO: Os bens móveis utilizados por contratados que detêm vínculo precário com a Administração Pública (estagiários, terceirizados e contratados temporários) serão de responsabilidade da chefia imediata a que estiverem subordinados. Salvo por motivo de força maior devidamente justificado e apresentado ao gestor de bens móveis, a chefia imediata que deverá assinar o Termo de Cautela.
PERGUNTAS FREQUENTES
Sim, a publicação é necessária, conforme art. 16, inciso II, do decreto estadual nº 49.289/2024.
O mais recomendado é designar um responsável por unidade administrativa ou subunidade, garantindo apenas um CPF diferente nomeado para cada local.
Não, o gestor só pode ser responsável pela UG.
Não. Para cada UG existe apenas um(a) único(a) servidor(a) designado(a) como gestor(a).
Não. Pode-se nomear apenas servidores lotados na própria entidade ou órgão.
Não, a estrutura patrimonial deve ser elaborada para atender a necessidade percebida pelo gestor, seja pela distribuição física da UG ou pelo número de servidores disponível para serem nomeados como agentes e/ou encarregados.
Pode. Nesse caso, as responsabilidades podem ser atreladas aos cargos (subsecretário, superintendente, coordenador, gerente, etc.), de forma que, ao assumir o cargo, o servidor já estará ciente de que assume também a responsabilidade por aquela UA ou subunidade.
É necessário que a UG tenha uma estrutura desenhada pela qual seja compreensível o formato vigente, com os respectivos responsáveis. Caso esse conjunto de publicações não retrate a situação vigente, é recomendável que seja publicada no DOE uma nova estrutura, revogando as anteriores. Mas essa decisão ficará a cargo do gestor.
Não. Apenas servidores podem assumir responsabilidade patrimonial, podendo esses serem efetivos (ingresso por concurso) ou comissionados (extraquadros). Ressalta-se que funcionário terceirizado (acesso via contrato com empresa privada contratada pelo órgão/entidade) não é servidor, pois possui vínculo precário com a Administração.
Pode. Dessa forma, quando houver mudança na estrutura, pode-se publicar novo ato alterando apenas o referido anexo.
Criando localização física para a UA ou subunidade. Como exemplo, pense em uma mesma subunidade denominada “subsecretaria X” dividida em salas distintas. A LF poderia ser cada sala que compõe a subunidade “subsecretaria X”, cujo responsável é o encarregado pela subsecretaria. Portanto, pode-se criar localizações dentro de uma subunidade ou UA, sendo que a localização física não possui um responsável adicional.
