O inventário de bens móveis é o instrumento periódico de controle que permite confirmar a existência física e verificar os bens móveis em uso no órgão ou entidade.
O inventário deve ser realizado, pelo menos, com frequência anual. O Inventário Anual se refere ao levantamento físico dos bens do exercício financeiro anual e compõe o Anexo IV da documentação da Prestação de Contas Anual. Porém, é possível realizar um inventário a qualquer momento, conforme a necessidade da administração e para as situações de término de gestão, extinção da Unidade, dentre outras.
O Decreto nº 46.223/2018, em seu art. 51, estabelece quais os tipos de inventário e quando devem ser realizados:
I – anual – destinado a comprovar a quantidade e o saldo dos bens móveis da unidade gestora, em 31 de dezembro de cada exercício, composto pelos itens do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício;
II – inicial – realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens móveis sob sua responsabilidade;
III – de transferência de responsabilidade – realizado quando da mudança de titularidade/responsabilidade;
IV – de extinção – realizado quando da extinção da unidade gestora, da unidade administrativa e da subunidade;
V – eventual – realizado em qualquer época, por iniciativa do titular da unidade gestora ou por iniciativa dos órgãos de controle interno e externo.
Através da realização do inventário, é possível:
- confrontar a existência física com o saldo contábil registrado;
- atualizar a listagem da carga patrimonial do órgão;
- verificar as condições físicas e funcionais dos bens móveis e consequentemente a necessidade de manutenção, reparos ou reposições.
Além disso, é possível identificar os bens inservíveis, ou seja, bens sem condições de uso ou sem utilidade para a instituição e que devem ser destinados ao desfazimento para consequente baixa patrimonial.
O inventário deve ser realizado de forma analítica, ou seja, com a individualização dos bens e é de exclusiva responsabilidade de cada órgão ou entidade.
O inventário deverá conter, no mínimo, as seguintes informações:
I – nome do órgão ou entidade;
II – tipo de inventário;
III – data de emissão do inventário;
IV – número patrimonial do bem móvel;
V – data da aquisição do bem móvel;
VI – Natureza de Despesa e/ou conta patrimonial do bem móvel;
VII – Valor contábil e/ou valor contábil líquido do bem móvel;
VIII – descrição padronizada do bem móvel;
IX – estado de conservação do bem móvel.
Classificação quanto ao estado de conservação
Conforme Art. 53 do Decreto nº 46.223/2018, o estado de conservação dos bens móveis deverá observar a seguinte classificação:
I – excelente – qualidade do bem móvel adquirido há menos de um ano e que ainda mantenha as mesmas características e condições de uso de sua aquisição;
II – bom – qualidade do bem móvel que esteja em perfeitas condições de uso, mas com data de aquisição superior a um ano;
III – regular – qualidade do bem móvel que esteja em condições de uso, mas que apresenta avarias que não impedem sua utilização;
IV – péssimo – qualidade do bem móvel que apresenta avarias que comprometem sua utilização, embora seja viável sua reforma.
Etapas da realização do inventário
I – criação e publicação da comissão de inventário, que pode ter caráter permanente ou temporário, a critério da direção do órgão ou entidade. A comissão deve ser formada por três servidores, contendo pelo menos um efetivo;
II – levantamento dos bens móveis por localização ou grupo de bens móveis;
III – registro das características e das quantidades obtidas na etapa do levantamento;
IV – promover o saldo contábil dos bens móveis registrados.
A seguir, disponibilizamos modelos de Minutas de atos de publicação da Comissão de Inventário, que podem ser baixados e editados, conforme a necessidade de cada órgão/entidade:
Modelo Ato de Nomeação da Comissão de Inventário Permanente
Modelo Ato de Nomeação da Comissão de Inventário Provisória
Modelo Ato Criação Comissão Inventário
Ao término do inventário, devem ser adotadas as seguinte medidas:
As unidades administrativas e subunidades devem enviar seus inventários para o gestor da unidade gestora que deverá realizar a consolidação;
- Para os itens achados, deverão ser adotadas as medidas necessárias para a sua incorporação;
Para os itens não localizados, deverá ser verificado se não foram transferidos ou doados e, nesse caso, deverão ser adotadas as medidas para a troca de responsabilidade pela guarda do bem;
Bens móveis não localizados no dia da verificação física, sem justificativa do seu responsável, ou com justificativa não aceita pela comissão de inventário, serão considerados extraviados;
Deverão ser adotadas as providências cabíveis para apuração da responsabilidade pelos itens extraviados;
- Para os itens furtados deverá ser apresentado o registro da ocorrência policial.
Termo de Inventário
Concluídas as etapas da realização do inventário, deverá ser emitido o Termo de Inventário, contendo:
I – procedimento metodológico utilizado para a realização do inventário;
II – relação dos bens móveis deverá ser preferencialmente ordenada por unidades administrativas e subunidades, com os respectivos subtotais, e ao final o somatório geral;
III – registro detalhado das ocorrências e divergências verificadas na realização do inventário.
Modelo de Termo de inventário (Anexo IV da IN nº 41/2017)
PERGUNTAS FREQUENTES
Visando à Prestação de Contas Anual, que deve ser elaborada até o fim do 1º bimestre do ano seguinte ao exercício financeiro do ano base, deve-se realizar o inventário em período anterior com referência a 31 de dezembro.
A Comissão pode ser composta por até 2 (dois) servidores não concursados (comissionados). É preciso haver pelo menos 1 (um) servidor efetivo. A vigência da Comissão pode ser temporária ou permanente conforme conveniência do órgão/entidade.
Sim, desde que as finalidades estejam estabelecidas e definidas no Ato de nomeação da Comissão, a qual pode ser de caráter permanente ou temporário.
A competência das comissões estará sempre atrelada à finalidade definida no ato de nomeação.
Curso Gestão de Bens Móveis e SBM RJ - Aula 03
