A Equipe de Planejamento é fundamental para o bom andamento das contratações. Integrantes da área demandante da aquisição, obra ou serviço solicitados devem participar desta Equipe de modo a subsidiar tecnicamente a área de contratações do órgão ou entidade.
Para que serve a Equipe de Planejamento?
Uma medida importante para o planejamento e o desenvolvimento das contratações no âmbito do órgão ou entidade é a definição de uma equipe de planejamento. Essa equipe atuará no planejamento de todas as contratações a serem realizadas, incluindo todas as modalidades de licitação, de contratação direta, de contratação por ata de registro de preços (como participante ou como adesão) e demais procedimentos auxiliares, como o credenciamento.
Uma equipe de planejamento permanente é essencial para:
- padronização dos procedimentos de contratação.
- racionalização dos processos, evitando contratações repetidos para os mesmos tipos de objeto.
- aperfeiçoamento da expertise dos agentes envolvidos com contratações e assimilação das lições aprendidas com erros de processos anteriores, tornando a ação governamental mais eficaz e eficiente.
- concentração de todas as demandas de aquisições, serviços e obras numa única equipe, permitindo que as diversas áreas requisitantes de cada órgão ou entidade identifiquem mais facilmente a quem encaminhar suas necessidades.
- otimização do fluxo de trabalho com a assessoria jurídica.
Quem deve integrar a Equipe de Planejamento?
É importante que a equipe de planejamento seja composta por agentes que contem com as competências necessárias para a execução das atividades inerentes à contratação. Tais atividades podem ser divididas em três enfoques principais:
- Área Requisitante: é integrada pelos setores que irão efetivamente usufruir do objeto da contratação.
- Área Técnica: é o setor que responde tecnicamente pela especificação do objeto a ser contratado conforme a situação. Por exemplo, se o objeto a ser contratado é uma obra, o setor de engenharia civil da organização responderá pelos aspectos técnicos da contratação. Se tratar-se de aquisição de notebooks, a área de Tecnologia da Informação será a responsável pela especificação do equipamento a ser adquirido.
- Área Administrativa: é o setor de compras, de licitação e contratações, responsável pelo andamento do processo administrativo.
Em alguns casos um mesmo agente pode atuar em mais de um papel. Ele pode, por exemplo, ser da área requisitante e, ao mesmo tempo, atuar no setor de contratações. No exemplo da T.I., a área técnica pode especificar um equipamento para seu próprio uso como área demandante.
A constante capacitação técnica dos agentes integrantes da equipe de planejamento é necessária para que suas competências estejam de acordo com as necessidades. Para os integrantes da área administrativa que atuam com licitações e contratações há variedade de cursos e demais iniciativas de formação indicadas no Portal da Redelog, em Capacitação.
A equipe de planejamento, sob orientação do gestor setorial da Redelog, deverá, ainda, colaborar no levantamento das informações necessárias para a elaboração do Plano de Contratações Anual – PCA. Todas as contratações a serem realizadas pela organização deverão estar indicadas no Plano, que é um documento de planejamento em contratações previsto pelo art. 12 da Lei nº 14.133, de 01 de abril de 2021. As demandas das diversas áreas requisitantes deverão ser agrupadas no PCA, organizando os processos de contratação a serem realizados, racionalizando as licitações.
