O Documento de Formalização de Demanda – DFD é o ponto de partida de qualquer contratação. Deve ser elaborado pelo setor demandante e precisa demonstrar:
- A necessidade identificada;
- Como essa se traduz numa demanda de contratação;
- Quais os resultados esperados; e
- Como o setor requisitante pode contribuir para a fase interna do processo de contratação e para a fiscalização do contrato (quando aplicável).
As informações do DFD servirão como subsídio para a elaboração do Plano de Contratações Anual – PCA.
Os DFDs são elaborados previamente à Fase de Planejamento, ou seja, são anteriores até mesmo à abertura dos processos de contratação. Uma vez definida e aprovada a demanda, a mesma será incluída no PCA e, após isso, haverá a abertura de um ou mais processos de contratação para atendimento da necessidade apontada no DFD.
Em seguida serão apresentadas recomendações gerais para o preenchimento de cada tópico do DFD.
Preenchendo o DFD
- IDENTIFICAÇÃO DO DEMANDANTE – neste tópico, o ponto focal do setor demandante informará seus meios de contato para facilitar o diálogo com as demais áreas envolvidas no processo de contratação:
- Órgão/Entidade: UG – Nome – SIGLA
- Setor Demandante: Nome – SIGLA
- Responsável pela Demanda:
- Matrícula / ID Funcional:
- Telefone: (___) _____-_______
- E-mail institucional:
- IDENTIFICAÇÃO E JUSTIFICATIVA DA NECESSIDADE/DEMANDA – esses são os tópicos mais importantes do DFD. Primeiro, deve-se descrever a necessidade ou demanda com o maior nível de detalhamento possível. Uma necessidade pode ser compreendida a partir de um problema que a área demandante enfrente quando da execução de suas atividades. Já a demanda é uma possível solução para esse problema.
Para melhor entendimento, segue um exemplo:
- Problema enfrentado/necessidade: considerando a mudança de endereço programada para meados do próximo ano, nosso órgão não contará mais com os sistemas de vigilância do atual condomínio, o que colocará em risco o patrimônio e os servidores que trabalham presencialmente.
- Demanda: contratação de um serviço que ofereça a segurança necessária para o órgão.
- Justificativa: a falta de segurança levará à interrupção dos serviços, causando prejuízos para a sociedade.
- Possíveis Soluções: contratação de empresa de vigilância, instalação de sistema de vigilância, adesão ao PROEIS, ou uma combinação desses elementos.
A proposta é que os requisitantes consigam especificar a necessidade ou demanda com clareza, mas será na fase de elaboração do Estudo Técnico Preliminar que o escopo da contratação tomará forma para se chegar à melhor solução disponível no mercado. Isso porque é a Equipe de Planejamento da Contratação que possuirá os conhecimentos de compras públicas necessários para desenhar esse escopo (e que também contará com a participação dos servidores indicados pela área demandante).
Exemplos de Preenchimento
2.1. Identificação da Necessidade/Demanda
- Segurança Física
Considerando a mudança de endereço programada para meados do próximo ano, nosso órgão não contará mais com os sistemas de vigilância do atual condomínio, o que colocará em risco o patrimônio e os servidores que trabalham presencialmente. Por esse motivo, entendemos como necessária uma contratação de serviço que possa atender aos requisitos de segurança das novas instalações.
De acordo com as informações repassadas pela área de administração predial, trata-se de um edifício, sem gestão de condomínio compartilhada, situado à Rua xxxxx, no bairro xxxxx. Há duas entradas, uma pela frente e outra pela lateral (…).
- Papel A4 e Materiais de Escritório
Tendo em vista as atividades rotineiras de emissão de documentos para o público atendido, precisamos manter estoques constantes de papel A4 e demais materiais de escritório.
- Limpeza
Os nossos ambientes de trabalho recebem os serviços de limpeza prestados sob o Contrato n° xx/aaaa, que se encerrará no mês de xxxxx de 202x. O atual modelo de contratação tem atendido às expectativas de higienização e não se vislumbra como necessária nenhuma mudança na forma atual de atendimento da demanda.
- Aquisição ou Locação de Computadores
Atualmente, esta área está executando o projeto para ampliação das atividades xxxx. Na etapa yyyy, haverá necessidade de contratação de dez servidores para compor uma nova equipe. Esses precisarão de computadores para poder trabalhar e por isso abrimos esta demanda de contratação.
Já com relação à justificativa, o conteúdo deve destacar porque o atendimento da necessidade é importante, discriminando as consequências do não atendimento e quais atividades ficarão comprometidas.
É provável que a justificativa repita diversos elementos já apresentados no texto da identificação da necessidade/demanda, mas isso não será um problema desde que a importância do atendimento da necessidade fique clara.
2.2. Justificativa da Necessidade/Demanda
- Segurança Física
A falta de segurança no imóvel colocará em risco o patrimônio do órgão e a incolumidade dos servidores que trabalharão presencialmente. Consequentemente, os serviços serão interrompidos, gerando prejuízos para o atendimento das demandas da sociedade.
- Papel A4 e Materiais de Escritório
O atendimento prestado à sociedade depende diretamente da disponibilidade de papel A4 para que sejam impressos e entregues os documentos.
- Limpeza
A manutenção da higiene local é fundamental para o ambiente de trabalho e para o atendimento das legislações trabalhistas.
- Aquisição ou Locação de Computadores
Os objetivos do projeto em questão são (…), o que será impossibilitado caso os servidores a serem contratados não consigam cumprir com suas atividades.
- PREVISÃO DE DATA EM QUE DEVE SER INICIADA A PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS/ENTREGA DOS MATERIAIS – informar o mês e o ano de início efetivo previsto para a entrega do objeto.
- POSSIBILIDADE DE PRORROGAÇÃO DE CONTRATO EM VIGOR – indicar qual contrato poderia ser renovado para atender à necessidade/demanda, se for o caso. Se não houver esta possibilidade, informar que não há contrato em vigor que possa ser prorrogado.
- INDICAÇÃO DE SERVIDORES PARA INTEGRAR A EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO – a participação de servidores da área demandante na Equipe de Planejamento da Contratação é essencial para que a formatação da solução atenda à necessidade. É também a melhor forma de evitar vácuos de responsabilidade no processo de contratação.
O responsável pela demanda não precisa conhecer profundamente a legislação de compras públicas, nem ter a expertise para transformar uma necessidade numa solução licitável. Por outro lado, o setor de licitação também não pode ficar responsável por compreender todas as necessidades da área demandante, sob o risco de contratar um objeto que não atenderá aos usuários, implicando em desperdício de recursos públicos.
Quando a Equipe de Planejamento da Contratação é formada por integrantes da área demandante, pessoas dedicadas ao planejamento de contratações e membros do setor de licitação, a responsabilidade é compartilhada entre os atores essenciais e mitiga-se o risco de uma contratação ineficaz.
- INDICAÇÃO DE SERVIDORES PARA INTEGRAR A COMISSÃO DE FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO – o ideal é que a área demandante já indique desde o início quem poderá futuramente compor a comissão.
Como os usuários diretos de um serviço possuem a visão mais importante para os processos de fiscalização, é fundamental que a área demandante planeje desde o início como se dará sua participação na comissão. Os indicados para esse fim não precisam ser os mesmos que foram indicados para a Equipe de Planejamento da Contratação.
Por exemplo, é possível que uma equipe de planejamento se beneficie com a participação de um servidor que ocupa uma função de nível tático ou estratégico. Já para a comissão de fiscalização pode ser mais interessante contar um servidor envolvido com as atividades operacionais que serão diretamente impactadas pela contratação.
Modelo de DFD
