A prestação de contas é um dever estabelecido na Constituição Federal (Art. 70, parágrafo único) que estabelece que os administradores de órgãos e entidades do setor público devem prestar contas dos resultados alcançados na gestão dos recursos confiados à sua responsabilidade, em face dos objetivos de interesse coletivo estabelecidos pelo poder público.
Tem como principal finalidade assegurar a transparência na administração pública, bem como promover a defesa do patrimônio público e, sobretudo, informar aos cidadãos, que são os principais provedores dos recursos para o funcionamento da administração pública.
Conceitos e Normativos aplicados no Poder Executivo Estadual
Prestação de Contas Anual de Gestão (PCA)
É o conjunto de dados, demonstrativos, documentos e informações de natureza contábil, financeira, orçamentária, patrimonial e operacional encaminhados anualmente ao TCE-RJ, organizados de forma a permitir o julgamento técnico sobre as contas.
Responsável pela PCA
É aquele revestido de competência para gerir os recursos da unidade jurisdicionada, no exercício a que se referem as contas.
A Deliberação TCE-RJ nº 278 de 24 de agosto de 2017 dispõe sobre a apresentação da Prestação de Contas Anual de Gestão, no âmbito da Administração estadual e estabelece que:
§ 1º O Tribunal divulgará, até 31 de dezembro de cada ano, por ato do Secretário-Geral de Controle Externo autorizado pela Presidência, as unidades jurisdicionadas selecionadas, cujos responsáveis terão processo de Prestação de Contas Anual de Gestão, constituído para fins de instrução e julgamento.
Art. 4º – A Prestação de Contas Anual de Gestão será constituída como processo neste TCE-RJ, para fins de instrução e julgamento, quando as unidades jurisdicionadas forem selecionadas para este fim, conforme critérios técnicos de seletividade.
Art. 5º – O conteúdo das prestações de contas constituídas para fins de instrução e julgamento, compreenderá o rol de documentos complementares integrantes dos ANEXOS (I, IV, V, VIII) desta Deliberação exigidos de acordo com a natureza jurídica de cada unidade jurisdicionada.
Art. 7º A documentação prevista nos ANEXOS integrantes desta Deliberação, relativa às prestações de contas constituídas para fins de instrução e julgamento, deverá ser remetida por meio do sistema informatizado e-TCERJ no prazo de 180 (cento e oitenta) dias, contados do encerramento do exercício financeiro.
Art. 8º – Os documentos previstos nos ANEXOS desta Deliberação, referentes à Prestação de Contas Anual de Gestão das unidades gestoras que não forem selecionados para constituição de processos neste Tribunal para fins de instrução e julgamento, nos termos desta Deliberação, permanecerão arquivados no órgão ou entidade de origem, ficando à disposição do TCE-RJ por 5 (cinco) anos, a contar do exercício seguinte ao exercício de competência, período em que os mesmos poderão ser requisitados para encaminhamento ou exame in loco quando da realização de auditorias.
O texto da deliberação está disponível no site do TCE-RJ no link abaixo:
https://www.tce.rj.gov.br/cadastro-publicacoes/public/deliberacoes
A Instrução Normativa AGE nº 41, de 26 de dezembro de 2017, estabelece as normas de organização da documentação relativa à gestão dos bens móveis dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, com o objetivo de demonstrar a sua boa administração, guarda e controle.
Relacionamos as documentações que devem ser providenciadas anualmente pelos Encarregados, Agentes e Gestores, relativas aos bens móveis sob suas respectivas responsabilidades.
DOCUMENTOS DAS SUBUNIDADES
A documentação relacionada deve ser encaminhada, em meio eletrônico, ao Gestor de Bens Móveis, mantida cópia na Subunidade, à disposição dos órgãos de controle.
I – Cadastro do Responsável de todos os Encarregados no exercício;
II – Termo de Transferência de Responsabilidade, devidamente autenticado pelos Encarregados substituto e substituído;
III – Termo de Baixa Definitiva dos bens móveis da Subunidade, no caso de desincorporação;
IV – Termo de Entrega de Bens e Valores, quando houver término de gestão decorrente da extinção da Subunidade;
V – Cópia da publicação do ato de extinção da Subunidade, quando ocorrer;
VI – Termo de Inspeção realizada na Subunidade por comissões de vistoria e pelos órgãos de controle, quando ocorrer.
O Gestor emitirá Termo de Nada Consta para o Encarregado da Subunidade quando não for verificada impropriedade ou irregularidade no Termo de Transferência de Responsabilidade.
Ainda que seja configurado o desaparecimento ou a não localização do bem, a transferência da responsabilidade pode ocorrer, sem que haja responsabilização para o substituto, desde que as eventuais irregularidades estejam relatadas no Termo de Transferência de Responsabilidade.
A responsabilidade pela guarda e conservação dos bens do servidor substituto se inicia no dia subsequente à data do Termo de Transferência de Responsabilidade.
DOCUMENTOS DAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
A documentação relacionada deve ser encaminhada, em meio eletrônico, ao Gestor de Bens Móveis, mantida cópia na Subunidade, à disposição dos órgãos de controle.
I – Cadastro do Responsável de todos os Agentes no exercício;
II – Inventário das existências físicas da U.A., em 31 de dezembro;
III – Demonstrativo da Movimentação dos bens móveis da U.A. no exercício;
IV – Termo de Baixa Definitiva dos bens móveis da U.A., no caso de desincorporação;
V – Termo de Entrega de Bens e Valores, quando houver término de gestão decorrente da extinção da U.A.;
VI – Cópia da publicação do ato de extinção da U.A., quando ocorrer;
VII – Termo de Inspeção realizada na U.A. por comissões de vistoria e pelos órgãos de controle, quando ocorrer.
DOCUMENTOS DAS UNIDADES GESTORAS
O Gestor dos Bens Móveis deve consolidar, em até 90 (noventa) dias após o término do exercício, a documentação relativa aos bens móveis da U.G., consolidando toda a documentação das Subunidades e Unidades Administrativas do órgão ou entidade.
I – Cadastro do Responsável de todos os Titulares da Unidade e Gestores de Bens Móveis no exercício;
II – Inventário das existências físicas da U.G., em 31 de dezembro, discriminado por Subunidades e Unidade Administrativas, se houver;
III – Demonstrativo da Movimentação dos bens móveis da U.G. no exercício;
IV – Termo de Transferência de Responsabilidade, consolidado da U.G.;
V – Termo de Baixa Definitiva dos bens móveis da U.G., no caso de desincorporação;
VI – Declaração do Titular da Unidade, quando ocorrer término da gestão no exercício;
VII – Termo de Entrega de Bens e Valores, quando houver término de gestão decorrente da extinção da U.G.;
VIII – Cópia da publicação do ato de extinção da U.G., quando ocorrer;
IX – Termo de Inspeção realizada na U.A. por comissões de vistoria e pelos órgãos de controle, quando ocorrer.
Todos os documentos deverão ser mantidos arquivados na Unidade, preferencialmente, em meio eletrônico, sob a guarda do Gestor de Bens Móveis, ficando à disposição dos órgãos de controle interno e externo para fins de auditorias e inspeções.
CONTROLE MENSAL DOS SALDOS
O Encarregado e o Agente da U.A. devem informar mensalmente os saldos e a movimentação ao Gestor de Bens Móveis da Unidade, por meio do Demonstrativo da Movimentação.
O Gestor de Bens Móveis deve manter um controle mensal, consolidando os saldos das Subunidades e Unidades Administrativas, e o submeter mensalmente à Coordenadoria Setorial de Contabilidade, ou equivalente, a fim de promover a consistência dos saldos entre os registros efetuados e a existência física dos bens móveis.
As empresas estatais podem substituir os documentos relacionados por outros, desde que contenham informações semelhantes ou equivalentes.
PERGUNTAS FREQUENTES
A Instrução Normativa AGE nº 41/2017 lista os procedimentos para a elaboração da Prestação de Contas interna do órgão/entidade, ou seja, aquela apresentada à autoridade superior ou ao controle interno da unidade gestora.
Já a Deliberação TCE-RJ nº 278/2017 rege a elaboração da Prestação de Contas Anual a ser protocolada no TCE, caso a U.G. seja elencada para tal.
Em até 90 (noventa) dias após o término do exercício, consolidando toda a documentação das Subunidades e Unidades Administrativas do órgão ou entidade.
Os documentos previstos nos ANEXOS da Deliberação nº 278, de 24 de agosto de 2017, referentes à Prestação de Contas Anual de Gestão, devem ser protocoladas em até 180 (cento e oitenta) dias após o término do exercício.
Já as unidades gestoras que não forem selecionados para constituição de processos no TCE-RJ, devem manter arquivados no órgão ou entidade de origem, ficando à disposição do Tribunal de Contas por 5 (cinco) anos, a contar do exercício seguinte ao exercício de competência, período em que os mesmos poderão ser requisitados para encaminhamento ou exame in loco quando da realização de auditorias.
Os documentos previstos nos ANEXOS da Deliberação nº 278, de 24 de agosto de 2017, referentes à Prestação de Contas Anual de Gestão das unidades gestoras que não forem selecionados para constituição de processos no TCE-RJ, devem permanecer arquivados no órgão ou entidade de origem, ficando à disposição do Tribunal de Contas por 5 (cinco) anos, a contar do exercício seguinte ao exercício de competência, período em que os mesmos poderão ser requisitados para encaminhamento ou exame in loco quando da realização de auditorias.
