INVENTÁRIO

O inventário de bens móveis é o instrumento periódico de controle que permite confirmar a existência física e verificar os bens móveis em uso no órgão ou entidade.

O inventário de bens móveis é o instrumento periódico de controle que permite confirmar a existência física e verificar o estado de conservação e a condição funcional dos bens móveis em uso no órgão ou entidade.

O inventário deve ser realizado, pelo menos, com frequência anual. O Inventário Anual se refere ao levantamento físico dos bens do exercício financeiro anual e compõe o Anexo IV da documentação da Prestação de Contas Anual. Porém, é possível realizar um inventário a qualquer momento, conforme a necessidade da administração e para as situações de  término de gestão, extinção da Unidade, dentre outras.

O inventário deve ser realizado de forma analítica, ou seja, com a individualização dos bens e é de exclusiva responsabilidade de cada órgão ou entidade

O inventário deverá conter, no mínimo, as seguintes informações:

– nome do órgão ou entidade;

II – tipo de inventário;

III – data de emissão do inventário;

IV – número patrimonial do bem móvel;

– data da aquisição do bem móvel;

VI – Natureza de Despesa e/ou conta patrimonial do bem móvel;

VII – Valor contábil e/ou valor contábil líquido do bem móvel;

VIII – descrição padronizada do bem móvel;

IX – estado de conservação do bem móvel e

X – condição funcional do bem móvel.

Tipos de inventário

O Decreto nº 49.289 de 17 de setembro de 2024, em seu art. 56, estabelece quais os tipos de inventário e quando devem ser realizados:

I anual – destinado a comprovar a quantidade e o saldo dos bens móveis da unidade gestora, em 31 de dezembro de cada exercício, composto pelos itens do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício;

II inicial – realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens móveis sob sua responsabilidade;

III – de transferência de responsabilidade – realizado quando da mudança de titularidade/responsabilidade;

IV – de extinção – realizado quando da extinção da unidade gestora, da unidade administrativa e da subunidade;

V eventual – realizado em qualquer época, por iniciativa do titular da unidade gestora ou por iniciativa dos órgãos de controle interno e externo.

Finalidades do inventário

Através da realização do inventário, é possível:

    • confrontar a existência física com o saldo contábil registrado;
    • atualizar a listagem da carga patrimonial do órgão;
    • verificar as condições físicas e funcionais dos bens móveis e consequentemente a necessidade de manutenção, reparos ou reposições. 

Além disso, é possível identificar os bens inservíveis, ou seja, bens sem condições de uso ou sem utilidade para a instituição e que devem ser destinados ao desfazimento para consequente baixa patrimonial.

Etapas da realização do inventário

I – criação e publicação da comissão de inventário, que pode ter caráter permanente ou temporário, a critério da direção do órgão ou entidade. A comissão deve ser formada por, no mínimo, três servidores, contendo pelo menos um efetivo;

II levantamento dos bens móveis por localização ou grupo de bens móveis;

III registro das características físicas/funcionais e das quantidades obtidas na etapa do levantamento;

IV – lançamento do saldo contábil dos bens móveis registrados. 

Bens móveis em inventário (Anexo IV da IN nº 41/2017)

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Comissões

Na gestão de bens móveis, existem três atividades que necessitam constituir Comissão de servidores para realização dos procedimentos. São elas: Inventário, Avaliação/reavaliação/redução ao valor recuperável e Desfazimento.

Para cada atividade, é possível constituir mais de uma Comissão, podendo ser de caráter permanente ou provisório (com prazo determinado para a conclusão das atividades).

A competência das comissões estará sempre atrelada à finalidade definida no ato de designação.

Cabe ao órgão/entidade definir a melhor maneira de organizar suas comissões para realizar as funções necessárias, tendo em vista a necessidade, prazos e disponibilidade de servidores.

Formação das comissões

A designação dos servidores integrantes da comissão de Inventário ocorrerá pelo titular da unidade gestora (ou autoridade por ele delegada) por meio de ato de nomeação que deve ser publicado no DOERJ.

Tais Comissões devem ser compostas por, no mínimo, 3 (três) servidores do órgão ou entidade, contendo, pelo menos, 1 (um) ocupante de cargo de provimento efetivo

Pode-se constituir uma única Comissão com as 3 finalidades previstas para a gestão de bens (Inventário, Avaliação, Vistoria e Baixa) desde que as atividades estejam estabelecidas e definidas no Ato de nomeação da Comissão, a qual pode ser de caráter permanente ou temporário.

Bens de natureza especial

Pode-se considerar bens específicos os bens móveis que exijam conhecimentos específicos para avaliação, tais como: material de informática, obras de arte, mobiliário raro, entre outros.

Para tratar desses casos, a comissão deverá possuir, pelo menos, 1 (um) servidor devidamente habilitado, que é o servidor que possui condições técnicas para avaliar esses bens móveis em razão de sua especificidade.

Na inviabilidade de inclusão do servidor na Comissão, esta poderá solicitar a elaboração de laudo técnico a um servidor tecnicamente habilitado do órgão ou entidade. O laudo integrará o relatório final da comissão para juntada ao processo. 

Quando não houver servidor habilitado ou nos casos em que exija informações especializadas ou insupríveis por pessoal do próprio órgão ou entidade, poderá haver contratação de profissional especializado, desde que devidamente justificada, observando o princípio da economicidade.

A seguir, disponibilizamos modelos de Minutas de atos de publicação da Comissão de Inventário, que podem ser baixados e editados, conforme a necessidade de cada órgão/entidade:

Classificação quanto ao estado de conservação

Conforme Art. 20 do Decreto nº 49.289/2024, o estado de conservação dos bens móveis deverá observar a seguinte classificação:

I excelente – qualidade do bem móvel adquirido há menos de 1 (um) ano e que ainda mantenha as mesmas características e condições de uso de sua aquisição;

II bom – qualidade do bem móvel que esteja em perfeitas condições de uso, mas com data de aquisição superior a 1 (um) ano;

III regular – qualidade do bem móvel que esteja em condições de uso, mas que apresenta avarias que não impedem sua utilização;

IV péssimo – qualidade do bem móvel que apresenta avarias que comprometem sua utilização

Classificação quanto à condição funcional

Conforme Art. 21 do Decreto nº 49.289/2024, a condição funcional dos bens móveis deverá observar a seguinte classificação:

I em uso – quando o bem móvel está sendo utilizado para a finalidade para que foi adquirido;

II armazenado – quando o bem móvel está aguardando movimentação;

III inservível – quando o bem móvel não está sendo utilizado para o fim a que se destina, seja pela perda das características ou por não ter mais utilidade para o órgão ou entidade onde esteja alocado.

Termo de Inventário

Concluídas as etapas da realização do inventário, deverá ser emitido o Termo de Inventário, contendo:

– tipo de inventário e procedimento metodológico utilizado para  realização deste;

II – relação dos bens móveis deverá ser preferencialmente ordenada por unidades administrativas e subunidades, com os respectivos subtotais, e ao final o somatório geral;

III – registro detalhado das ocorrências e divergências verificadas na realização do inventário;

IV registro fotográfico dos bens, se possível.

É permitido ao órgão/entidade contratar terceiros para realizar o levantamento físico e classificação dos bens inventariados, devendo o relatório emitido pelo contratado ser integrado ao documento final da comissão.

Conciliação do Inventário

Ao término do inventário, devem ser adotadas as seguinte medidas:

  • As unidades administrativas e subunidades devem enviar seus inventários para o gestor da unidade gestora que deverá realizar a consolidação

  • Para os itens achados, deverão ser adotadas as medidas necessárias para a sua incorporação;

  • Para os itens não localizados, deverá ser verificado se não foram transferidos ou doados e, nesse caso, deverão ser adotadas as medidas para a troca de responsabilidade pela guarda do bem;

  • Bens móveis não localizados no dia da verificação física, sem justificativa do seu responsável, ou com justificativa não aceita pela comissão de inventário, serão considerados extraviados;
  • Deverão ser adotadas as providências cabíveis para apuração da responsabilidade pelos itens extraviados;
  • Para os itens furtados deverá ser apresentado o registro da ocorrência policial.

PERGUNTAS FREQUENTES

Visando à Prestação de Contas Anual, que deve ser elaborada até o fim do 1º trimestre do ano seguinte ao exercício financeiro do ano base, deve-se realizar o inventário em período anterior com referência a 31 de dezembro.

A Comissão pode ser composta por até 2 (dois) servidores não concursados (comissionados). É preciso haver pelo menos 1 (um) servidor efetivo. A vigência da Comissão pode ser temporária ou permanente conforme conveniência do órgão/entidade.

Sim, desde que as finalidades estejam estabelecidas e definidas no Ato de nomeação da Comissão, a qual pode ser de caráter permanente ou temporário.

A competência das comissões estará sempre atrelada à finalidade definida no ato de nomeação.

Servidores efetivos, ou não, estão sujeitos a convocações administrativas para prestação de serviço público relevante e não remunerado. 

É recomendável entrar em contato prévio com o servidor para avisar da publicação de sua nomeação como integrante da Comissão. 

Caso o servidor se negue a participar, declarando justificativas consideradas relevantes para a autoridade que o indicou e havendo outras opções disponíveis para nomeação, o órgão/entidade pode optar por indicar outro nome. 

Mas em termos formais da legalidade, o servidor só pode expressar a negativa de sua participação se alegar motivos que o enquadrem em impedimento para participar de processo administrativo conforme Lei estadual de Processo Administrativo (Art. 17 da Lei nº 5.427/2009).

Não há essa obrigatoriedade. É recomendável que o gestor não participe, se possível for, especialmente da Comissão de Inventário. Dessa forma, proporcionará maior segregação de funções e possibilidade de participação de servidores externos à área de patrimônio, evitando sobrecarga de trabalho para os mesmos servidores e respeitando a segregação de funções.

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