Consiste na divisão da unidade gestora em subdivisões patrimoniais, denominadas unidades administrativas e/ou subunidades.
A estrutura patrimonial dependerá da organização física e disponibilidade de servidores a serem responsabilizados. Ou seja, não precisa ser necessariamente igual ao organograma do órgão, devendo ser criada com base nas peculiaridades físicas em questão, na organização dos bens móveis e no número de servidores disponíveis para atuar na gestão dos mesmos.
Além do gestor de bens móveis, responsável pela unidade gestora, deverá ser nomeado um responsável patrimonial para cada subdivisão. Os responsáveis pelas unidades administrativas (UA) são intitulados agentes administrativos e os das subunidades, encarregados.
O gestor de bens móveis não poderá ser nomeado como encarregado de subunidade ou agente de UA. É necessário que um servidor seja nomeado para cada subdivisão patrimonial, não podendo nomear o mesmo servidor para mais de uma subdivisão. Ou seja, pelas práticas da boa gestão, é necessário nomear um servidor distinto (CPF diferente) para cada subdivisão patrimonial.
Conceitos aplicáveis à Estrutura Patrimonial
De acordo com o decreto nº 46.223, de 24 de janeiro de 2018, esses itens de estrutura patrimonial são definidos conforme os conceitos abaixo.
Unidade gestora (UG) – é a unidade orçamentária ou administrativa que realiza atos de gestão orçamentária, financeira e/ou patrimonial. Ou seja, os órgãos da Administração Direta e as entidades da Indireta. Portanto, o titular da unidade gestora é a autoridade máxima do órgão/entidade (secretário, presidente, diretor, etc.)
Unidade administrativa (UA) – é a unidade que não dispõe de recursos próprios para gerir suas atividades e não possui autonomia para realizar o registro contábil de seu patrimônio, tais como escolas, batalhões de Polícia Militar e do Corpo de Bombeiros Militar, hospitais e Delegacias de Polícia.
Subunidade – é a área física da unidade que pode agregar uma ou mais localizações físicas.
Localização física (LF) – é a menor subdivisão patrimonial da Subunidade ou Unidade Administrativa sem responsabilização imediata, na qual a responsabilidade é do servidor responsável pela subunidade ou pela UA a qual está atrelada. A LF é uma subdivisão física pormenorizada para precisar a localização do bem.
As UAs podem ser subdivididas em subunidades, podendo ser também diretamente divididas em Localizações Físicas (LF). No caso da subunidade, só é possível dividi-la em LF. Entretanto, é importante destacar que NÃO é obrigatória a divisão de cada subdivisão patrimonial. Dessa forma, podemos ter uma estrutura patrimonial apenas com UG + UAs, ou UG + UAs + subunidades ou UG + subunidades, conforme figura ilustrativa do alto desta página.
Responsáveis patrimoniais
São os agentes públicos responsáveis por executar as atividades de gestão dos bens móveis das localidades pela qual possuem responsabilidade patrimonial. Devem ser nomeados pelo titular da unidade gestora, através de ato publicado no DOERJ. São eles:
Gestor de bens móveis – servidor subordinado ao titular da unidade gestora, na condição de corresponsável, a quem cabe realizar a gestão dos bens móveis;
Agente de bens móveis das unidades administrativas – é um servidor subordinado ao gestor de bens móveis, a quem cabe realizar a gestão dos bens móveis sob sua responsabilidade;
Encarregados de bens móveis das subunidades – qualquer servidor investido dessa função, cuja atribuição será a responsabilidade pelos bens móveis colocados sob a sua guarda.
Minuta de Resolução Estrutura Patrimonial
Minuta de Portaria Estrutura Patrimonial
Minuta de Ato de Alteração Agente/Encarregado
PERGUNTAS FREQUENTES
Sim, a publicação é necessária, conforme art. 11, inciso II, do decreto estadual nº 46.223/2018.
Não. É preciso designar um responsável por unidade administrativa ou subunidade, garantindo apenas um CPF diferente nomeado para cada local.
Não, o gestor só pode ser responsável pela UG.
Não. Para cada UG existe apenas um único gestor.
Não, apenas poderá cadastrar no sistema os usuários da própria entidade ou órgão.
Não, a estrutura patrimonial deve ser elaborada para atender a necessidade percebida pelo gestor, seja pela distribuição física da UG ou pelo número de servidores disponível para serem nomeados como agentes e/ou encarregados.
Pode. Nesse caso, as responsabilidades podem ser atreladas aos cargos (subsecretário, superintendente, coordenador, gerente, etc.), de forma que, ao assumir o cargo, o servidor já estará ciente de que assume também a responsabilidade por aquela UA ou subunidade.
É necessário que a UG tenha uma estrutura desenhada pela qual seja compreensível o formato vigente, com os respectivos responsáveis. Caso esse conjunto de publicações não retrate a situação vigente, é recomendável que seja publicada no DOE uma nova estrutura, revogando as anteriores. Mas essa decisão ficará a cargo do gestor.
Não. Apenas servidores podem assumir responsabilidade patrimonial, podendo esses serem efetivos (ingresso por concurso) ou comissionados (extraquadros). Ressalta-se que funcionário terceirizado (acesso via contrato com empresa privada contratada pelo órgão/entidade) não é servidor.
Pode. Dessa forma, quando houver mudança na estrutura, pode-se publicar novo ato alterando apenas o referido anexo.
Criando localização física para a UA ou subunidade. Como exemplo, pense em uma mesma subunidade denominada “subsecretaria X” dividida em salas distintas. A LF poderia ser cada sala que compõe a subunidade “subsecretaria X”, cujo responsável é o encarregado pela subsecretaria. Portanto, pode-se criar localizações dentro de uma subunidade ou UA, sendo que a localização física não possui um responsável adicional.
