A pesquisa de preços é um procedimento no qual a Administração realiza a estimativa do valor de mercado de um bem ou um serviço, e entender isso é necessário para podermos vencer obstáculos conceituais em nosso dia-a-dia.
Com essa estimativa em mãos, a Administração pode, em diferentes momentos da licitação ou da execução do contrato, verificar a existência de recursos suficientes para assumir as obrigações financeiras, definir o critério de julgamento de uma licitação ou, também, utilizar essa estimativa como um critério para avaliar qual a proposta mais vantajosa em relação àquelas recebidas em procedimento de contratação direta, por exemplo.
Também, essa estimativa de preços é importante, pois, funciona como um dos critérios para a verificar a vantajosidade da renovação de um contrato ou, ainda, verificar a compatibilidade dos preços registrados na Ata com aqueles efetivamente praticados no mercado.
Mas, e aí? Como funciona na prática?
Para cada caso concreto, o Decreto Estadual n° 48.816/2023, junto a outros normativos específicos, tem uma lição importante sobre esse tema. Acompanhe.
Pesquisa de Preços para Procedimento de Licitação
Em procedimentos de licitação das modalidades previstas no art. 28, da Lei 14.133/2023, a solução para os órgãos e entidades é a realização do procedimento de pesquisa de preços observando os requisitos dos arts. 28 a 43, do Decreto Estadual n° 48.816/2023. Ou seja, deverão ser observados, cumulativamente, os parâmetros de pesquisa e as metodologias de definição do orçamento estimado, as quais serão registradas no Relatório Analítico de Pesquisa de Preços – RAPP e seus anexos.
Pesquisa de Preços para Procedimento de Contratação Direta
O gestor, no momento da definição do orçamento estimado dos procedimentos de licitação e de contratação direta, deve ter atenção especial ao que diz os art. 36 a 41, do Decreto Estadual n° 48.816/2023.
A decisão por promover uma contratação direta não leva em conta apenas, pura e simplesmente o critério preço, mas, sim, é uma decisão que faz a ponderação prévia de critérios de eficiência do uso dos recursos públicos e de vantajosidade para a Administração.
Isto é: existem casos em que o custo de licitar determinado bem ou serviço é maior que o custo do próprio bem ou serviço que se pretende adquirir ou contratar. Porém, isso não afasta uma rica e criteriosa pesquisa de preços no mercado, como forma de combater a tendência dos preços e eventuais sobrepreços.
Então, respondendo uma antiga questão, informa-se que, para os procedimentos de contratação direta, a solução para os órgãos e entidades é a realização do procedimento de pesquisa de preços observando os requisitos dos arts. 28 a 43, do Decreto Estadual n° 48.816/2023. Ou seja, deverão ser observados, cumulativamente, os parâmetros de pesquisa e as metodologias de definição do orçamento estimado, as quais serão registradas no Relatório Analítico de Pesquisa de Preços – RAPP e seus anexos.
Pesquisa de Preços no Momento da Prorrogação de Contratos com Mão de Obra Dedicada
O art. 33, do Decreto Estadual n° 48.816/2023, traz o ensinamento de que a vantajosidade econômica dos contratos com mão de obra dedicada está assegurada, sendo dispensada a realização de pesquisa de preços, nas seguintes hipóteses:
“I – quando o contrato contiver previsões de que os reajustes dos itens envolvendo a folha de salários serão efetuados com base em Acordo, Convenção, Dissídio Coletivo de Trabalho ou em decorrência de lei; e
II – quando o contrato contiver previsões de que os reajustes dos itens envolvendo insumos (exceto quanto a obrigações decorrentes de Acordo, Convenção, Dissídio Coletivo de Trabalho e de lei) e materiais serão efetuados com base em índices oficiais, previamente definidos no contrato.”
Esses são requisitos cumulativos. Havendo a cumulação desses requisitos, o procedimento de pesquisa de preços, previsto nos arts. 28 a 43 do Decreto, é afastado.
É dizer que a Administração irá comparar o preço firmado com a variação desse no intervalo pactuado no contrato e, harmonizando outros critérios, avaliar se a prorrogação desse é vantajosa ou não.
Agora, se no contrato de que trata sobre serviços com mão de obra dedicada estiver não estiver cumprindo ou cumprir apenas 1 desses 2 requisitos, a solução para os órgãos e entidades é a realização do procedimento de pesquisa de preços observando os requisitos dos arts. 28 a 43, do Decreto Estadual n° 48.816/2023. Ou seja, deverão ser observados, cumulativamente, os parâmetros de pesquisa e as metodologias de definição do orçamento estimado, as quais serão registradas no Relatório Analítico de Pesquisa de Preços – RAPP e seus anexos.
Pesquisa de Preços no Momento da Prorrogação de Contratos Sem Mão de Obra Dedicada
Mais um pouco a frente, o art. 34, do Decreto Estadual n° 48.816/2023, deixa opcional a realização da pesquisa de preços nos momentos em que temos que verificar a vantajosidade da prorrogação de contratos sem mão de obra dedicada, quando há a manifestação técnica e motivada no sentido de que o índice de reajuste adotado no instrumento convocatório é capaz para demonstrar a variação dos preços do objeto contratado.
É dizer que a Administração irá comparar o preço firmado com a variação desse no intervalo pactuado no contrato e, harmonizando outros critérios, avaliar se a prorrogação desse é vantajosa ou não.
Isso quer dizer que: não havendo essa manifestação nos processos, a solução para os órgãos e entidades é a realização do procedimento de pesquisa de preços observando os requisitos dos arts. 28 a 43, do Decreto Estadual n° 48.816/2023. Ou seja, deverão ser observados, cumulativamente, os parâmetros de pesquisa e as metodologias de definição do orçamento estimado, as quais serão registradas no Relatório Analítico de Pesquisa de Preços – RAPP e seus anexos.
Pesquisa de Preços em Procedimentos do Sistema de Registro de Preços
Existem momentos em que o gestor precisará promover a pesquisa de preços em procedimentos do Sistema de Registro de Preços. Para isso, ele deve entender em quais dos situações está inserido:
Pesquisa de preços para o Órgão Gerenciador:
Dentre as atribuições do Órgão Gerenciador, o art. 6°, do Decreto Estadual 48.843/2023, prevê a responsabilidade específica de realização de ampla pesquisa de preços para aferir, semestralmente, a compatibilidade dos preços registrados com os efetivamente praticados.
Já o art. 20, do Decreto Estadual 48.843/2023, oportuniza ao Órgão Gerenciador a prorrogação da vigência da Ata de Registro de Preços, desde que cumpridos os requisitos sobre a manutenção de sua vantajosidade, incluindo a confirmação de que os preços registrados permanecem atualizados.
Para essas situações, a solução para o Órgão Gerenciador é a realização do procedimento de pesquisa de preços observando os requisitos dos arts. 28 a 43, do Decreto Estadual n° 48.816/2023. Ou seja, deverão ser observados, cumulativamente, os parâmetros de pesquisa e as metodologias de definição do orçamento estimado, as quais serão registradas no Relatório Analítico de Pesquisa de Preços – RAPP e seus anexos.
Pesquisa de preços para o Órgão Participante:
Os Órgãos Participantes têm a obrigação de promover a pesquisa de preços para definir o preço dos itens que precisam incluir na Ata em que fazem parte.
Para isso, a solução para os órgãos e entidades participantes é a realização do procedimento de pesquisa de preços observando os requisitos dos arts. 28 a 43, do Decreto Estadual n° 48.816/2023. Ou seja, deverão ser observados, cumulativamente, os parâmetros de pesquisa e as metodologias de definição do orçamento estimado, as quais serão registradas no Relatório Analítico de Pesquisa de Preços – RAPP e seus anexos.
No momento da formalização da contratação, o Órgão Participante poderá dispensar a pesquisa de preços, desde que a ARP esteja com seus valores atualizados pelo Órgão Gerenciador.
Porém, se no momento da formalização de sua contratação o Órgão Gerenciador não ter atualizado os preços da Ata de Registro de Preços, o Órgão Participante deverá realizar o procedimento de pesquisa de preços para a ratificação da atualidade e vantajosidade dos preços registrados.
Para isso, a solução para os Órgãos Participantes é a realização do procedimento de pesquisa de preços observando os requisitos dos arts. 28 a 43, do Decreto Estadual n° 48.816/2023. Ou seja, deverão ser observados, cumulativamente, os parâmetros de pesquisa e as metodologias de definição do orçamento estimado, as quais serão registradas no Relatório Analítico de Pesquisa de Preços – RAPP e seus anexos
Pesquisa de Preços para os Órgãos Aderentes:
Os Órgãos Aderentes que decidirem formalizar sua participação em uma Ata de Registro de Preços em que não é participante, deverá demonstrar a vantajosidade do procedimento, entre outros requisitos, promovendo a ampla pesquisa de preços para verificar essa situação vantajosa.
Para isso, a solução para os Órgãos Aderentes é a realização do procedimento de pesquisa de preços observando os requisitos dos arts. 28 a 43, do Decreto Estadual n° 48.816/2023. Ou seja, deverão ser observados, cumulativamente, os parâmetros de pesquisa e as metodologias de definição do orçamento estimado, as quais serão registradas no Relatório Analítico de Pesquisa de Preços – RAPP e seus anexos.
E o Que Todas Essas Situações Têm em Comum?
Depois dessa ampla leitura, o que podemos concluir é que todas essas situações têm em comum é o fato de que que essas pesquisas, se mais enxuta ou mais ampla, serão registradas e memorizadas no Relatório Analítico de Pesquisa de Preços – RAPP e seus anexos, como nos explicas os arts. 42 e 43, do Decreto Estadual n° 48.816/2023.
Boas Práticas Administrativa em Pesquisa de Preços
A boa prática é um poder dever do Gestor. É um conjunto de atos, procedimentos e técnicas aplicadas, em razão da eficiência da Administração, para o melhor desempenho, performance e qualidade da entrega das atividades do Estado.
Uma boa prática em pesquisa de preços, por exemplo, é a ratificação, por meio de despacho do superior hierárquico ou da autoridade competente, autoridade superior ou do ordenador de despesa, das informações registradas no Relatório Analítico de Pesquisa de Preços – RAPP e seus anexos, de modo a fortalecer o entendimento ali registrado.
Outra boa prática é instruir o Relatório Analítico de Pesquisa de Preços – RAPP acompanhado de 2 anexos:
I) A Planilha de saneamento – instrumento onde estão registradas as memórias de cálculo que auxiliaram a tomada de decisão para a escolha da metodologia para a definição do orçamento estimado.
II) Compilador de documentos comprobatórios da pesquisa realizada – como páginas da internet, Termos e Referências, páginas de Diário e etc (é importante registrar aqui, até, mesmo aquelas pesquisas que não apresentam preços compatíveis com o procedimento em questão)
Considerando essas boas práticas, o SEI ficaria atuado dessa forma:
1) Relatório Analítico de Pesquisa de Preços – RAPP
2) Anexo 1 ao RAPP – Planilha de saneamento
3) Anexo 2 ao RAPP – Documentos comprobatórios da pesquisa realizada
4) Despacho de aprovação do Relatório Análitico de Pesquisa de Preços – RAPP
Modelos para auxiliar o Gestor na realização da pesquisa de preços:
Agora que conhecemos as situações para a realização da pesquisa de preços e quais as ferramentas para aplicação de boas práticas nesse procedimentos, apresentamos os modelos que auxiliam o Gestor:
Modelo de Relatório Analítico de Pesquisa de Preços (RAPP) – Disponível no SEI!
- INTRODUÇÃO
A introdução é um conteúdo importante do Relatório, uma vez que apresenta, direciona e contextualiza a leitura do leitor ao tema que será desenvolvido ao longo do documento. Uma boa introdução, assim como um bom relatório, deve ser simples, objetivo e visual. De modo a transportar o leitor ao que foi enfrentado e feito pelo Gestor.
- MODELO
O presente Relatório Analítico de Pesquisa de Preços tem por objetivo definir o valor de referência para este procedimento que trata sobre licitação, na modalidade xxxx , a ser julgado pelo xxxx , para a contratação de xxxxx .
A pesquisa de preços fora realizada entre os dias xx/xx/20xx e xx/xx/20xx , mediante consulta às fontes diversificadas de pesquisa capazes de representar a realidade do mercado público. Nesta mesma linha, observa-se que os preços pesquisados e cotados apresentam condições de oferta e de contratação compatíveis com as expressas no Termo de Referência (SEI nº xxxxxx).
- PARÂMETROS DE PREÇOS
A pesquisa de preços para a aquisição de bens ou contratação de serviços será realizada mediante consulta às fontes diversificadas que sejam capazes de representar a realidade do que é praticado no mercado público.
Neste item, deverão ser discriminadas todas as fontes de preços utilizadas, de acordo com a legislação vigente. Ainda, os parâmetros previstos a seguir poderão ser utilizados de forma combinada ou não, desde que a impossibilidade de não cumulação seja justificada.
É necessária, ainda, atenção especial aos parâmetros estabelecidos nos itens 2.1 e 2.2 a seguir, esses deverão ser utilizados de maneira obrigatória, onde, em caso de impossibilidade, será necessário apresentar a sua justificativa nos autos, conforme § 1º, art. 29, do Decreto nº 48.816/2023.
A pesquisa deverá ser realizada observando os parâmetros detalhados abaixo, por meio da utilização de uma mesma palavra-chave para ambos os websites consultados, tornando essa harmoniosa e coerente nos mesmos moldes de buscas:
Exemplo: No caso da utilização da palavra-chave “veículo” em um Portal de busca, não será adequado prosseguir com a utilização da palavra-chave “carro” em outro Portal.
Além disso, a partir dos resultados localizados nos parâmetros de buscas, deverão ser informadas as contratações que irão compor o mapa comparativo de preços que compõe o Relatório Analítico de Pesquisa de Preços – RAPP, bem como as que não poderão ser utilizadas, acompanhadas de sua justificativa.
A fim de evitar eventuais distorções, os responsáveis técnicos da pretensa contratação ou compra deverão atestar o preço e a descrição do item, tal como disposto no §1º, do art. 28, do Decreto da Fase Preparatória.
2.1. Composição de Custos Unitários Menores ou Iguais à Mediana do Item Correspondente nos Sistemas Oficiais de Governo, como Painéis de Preços ou Banco de Preços em Saúde, Observado o Índice de Atualização de Preços Correspondente;
Relatar a pesquisa de preços em portais de compras públicas de entes, que pode ocorrer em todos os níveis federativos (portais de governos federais, estaduais e municipais).
2.1.1. Portal de Compras do Estado do Rio de Janeiro
Essa pesquisa de preços no Portal de Compras do ERJ deve ser operacionalizada com o código de identificação do item ou através de palavras-chave, em ambos os casos, devendo ser relatados neste documento.
2.1.1.1. Preços Homologados
Relatar a pesquisa de preços homologados em procedimentos licitatórios pesquisados no Portal de Compras do ERJ. Esta opção expõe para o usuário todos os valores constantes em processos e quais órgãos adquiriram o mesmo item, baseado no código do item do catálogo de materiais e serviços.
2.1.1.2. Preços Registrados em Atas de Sistema de Registro de Preços
Relatar a pesquisa de preços registrados utilizando-se o mesmo procedimento anterior no portal de compras do executivo estadual , na opção “COMPRAS PÚBLICAS” e, em seguida, em “ATAS DE REGISTRO DE PREÇO”.
2.1.1.3. Contratos;
Para se observar os valores das contratações em curso ou finalizadas no Executivo do ERJ deve-se acessar o portal de compras do ERJ (www.comrpas.rj.gov.br), selecionar a opção “CONTRATOS”. Neste ponto o sistema abrirá uma tela de busca com diversos critérios. Realizar uma análise do Termo de Referência da contratação para se observar a similaridade do objeto e relatar a pesquisa de preços em contratos registrados.
2.1.2. Portais de Compras do Governo Federal
Relatar a pesquisa de preços realizada nos Portais de Compras do Governo Federal, a partir das palavras-chave, ou através do código CATMAT ou CATSER, devendo ser relatados nesse documento.
2.1.2.1. Compras Governamentais;
2.1.2.2. Painel de Preços;
2.1.3. Outros Portais de Compras
Relatar a pesquisa de preços registrados em outros portais de compras, sejam esses portais de entidades públicas, privadas ou de economia mista.
Essa pesquisa de preços em outros portais de compras deve ser operacionalizada através das palavras-chave informadas na inicial, devendo essas serem relatadas nesse documento.
Exemplo: a pesquisa de preços no Portal 123ABC foi instrumentalizada através das seguintes palavras-chave: palavra-chave 1, palavra-chave 2, palavra-chave 3, palavra-chave 4 …
Segue abaixo a sugestão de alguns Portais de Transparência que poderão ser consultados, dentre outros:
2.1.3.1. Portal de Transparência do Estado de São Paulo;
2.1.3.2. Portal de Transparência do Estado de Minas Gerais;
2.1.3.3. Portal de Transparência do Estado do Espírito Santo;
Atenção: A definição dos Portais de Compras a serem consultados na pesquisa de preços deverão ser compatíveis com a natureza do objeto pretendido. Caso o objeto pretendido possua variação de preços em decorrência da localização geográfica de sua execução, será necessário avaliar a pertinência de proceder com a consulta à Portais de Compras de Estados da região Nordeste, por exemplo.
Esse julgamento deverá ser realizado em todas as Pesquisas de Preços elaboradas, a partir da análise do objeto pretendido.
Ex: Contratação de serviços que possuam regulamentações independentes em cada Estado brasileiro. Nessas situações, a Pesquisa de Preços deverá ser efetuada, preferencialmente, no âmbito do próprio Estado a fim de conseguir exemplificar as reais condições de mercado.
2.2. Contratações Similares Feitas pela Administração Pública, em Execução ou Concluídas no Período de 1 (um) Ano Anterior à Data da Conclusão da Pesquisa de Preços, Inclusive Mediante Sistema de Registro de preços – SRP, Observado o Índice de Atualização de Preços Correspondente;
2.2.1. Contratos próprios
Relatar a pesquisa de preços registrados em contratos do próprio Órgão/Entidade em que ocorre o procedimento.
Na hipótese da contratação em análise ter sido concluída no período superior de 1 (um) ano à data de conclusão da pesquisa de preços, deverá ser observado o índice de atualização de preços correspondente.
2.2.2. Contratos de outros órgãos
Relatar a pesquisa de preços registrados em contratos de outros Órgãos/Entidades. Não confundir com portais para não duplicar informação.
Na hipótese da contratação em análise ter sido concluída no período superior de 1 (um) ano à data de conclusão da pesquisa de preços, deverá ser observado o índice de atualização de preços correspondente.
2.3. Dados de Pesquisa Publicada em Mídia Especializada, de Tabela de Referência Formalmente Aprovada pelo Poder Público, e de Sítios Eletrônicos Especializados ou de Domínio Amplo, Desde que Atualizados no Momento da Pesquisa e Compreendidos no Intervalo de Até 6 (seis) Meses de Antecedência da Data de Divulgação do Edital, Contendo a Data e Hora de Acesso;
2.3.1. Preços de Referência registrados nos CADTERC/SP
Relatar a pesquisa de preços de referência registrados nos Cadernos de Estudos Técnicos de Serviços Terceirizados (CadTerc) do Estado de São Paulo, a partir das palavras-chave, disponíveis no site www.cadterc.sp.gov.br;
2.3.2. Mídias ou Sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo
Relatar a pesquisa de preços registrados em sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, ressalta-se que não poderão ser utilizados sítios eletrônicos de venda compartilhada, também conhecidos como marketplace.
2.3.3. Serviços privados
Relatar a pesquisa de preços em banco de dados sobre preços registrados de entidades privadas. Alguns serviços disponibilizados na internet, gratuitos ou não, permitem uma facilidade na busca de pesquisas de preço. Cabe reforçar o alerta sobre a necessidade de se observar a similaridade do Termo de Referência ou Projeto Básico.
2.4. Pesquisa com Fornecedores Mediante Solicitação Formal de Cotação, Observados os Parágrafos Deste Artigo, e Desde que Não Tenham Sido Obtidos os Orçamentos com Mais de 6 (seis) Meses de Antecedência da Data de Divulgação do Edital;
2.4.1. Consulta a fornecedores via Sistema de Compras do Estado do Rio de Janeiro
Deverá ser realizada consulta aos fornecedores, via Sistema de Compras do Estado do Rio de Janeiro – SIGA, que possuam pertinência temática com o objeto pretendido.
Para essa ação, deverá ser observado o prazo de 05 (cinco) a 60 (sessenta) dias corridos, de acordo com a complexidade do objeto, para a elaboração da consulta aos fornecedores, sendo esse informado neste documento.
2.4.2. Consulta a fornecedores via e-mail funcional ou ofício
Relatar a pesquisa de preços por pedido de cotação enviados para empresas através de e-mail institucional ou por meio de ofício.
Essa disposição somente deverá ser utilizada nas hipóteses em que não for possível obter propostas de preços através da consulta aos fornecedores realizada por intermédio do Sistema SIGA.
Os fornecedores consultados nessa situação deverão possuir pertinência temática entre o objeto a ser contratado e a atividade econômica explorada pelas mesmas, que poderá ser aferida através:
- da atividade econômica registrada pelo fornecedor quando do seu cadastramento no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores (Sicaf);
- da demonstração de fornecimentos anteriores, por meio de notas fiscais emitidas ou contratos assinados; ou
- da descrição da atividade econômica principal, conforme a Classificação Nacional de Atividades Econômicas – CNAE, por meio da apresentação do Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral, emitido pela Receita Federal do Brasil.
Importante destacar, que essas comprovações deverão ser incluídas na instrução processual.
Para fins de aceitação das cotações de preços recebidas nessas condições, as mesmas deverão conter:
- descrição do objeto, valor unitário e total;
- número do Cadastro de Pessoa Física – CPF ou Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ do fornecedor;
- endereço físico e eletrônico e telefone de contato;
- nome completo e identificação do representante, e, se for documento físico, a assinatura; e
- data de emissão e validação da cotação.
Além das condições acima citadas, outros cuidados deverão ser tomados ao prosseguir com a aceitação das propostas recebidas:
- resguardar o sigilo das propostas recebidas e abri-las simultaneamente ao final do prazo estipulado na forma da alínea “b” do § 4º do art. 29, do Decreto nº 48.816/2023;
- demandar, sempre que possível, que as propostas sejam enviadas com assinatura digital, ou em formato de arquivo digital capaz de assegurar a inalterabilidade do conteúdo e da data e horário em que foram gerados.
De posse da cotação recebida nos moldes informados, o servidor responsável pela pesquisa de preços deverá proceder com o registro do fornecedor no sistema eletrônico de contratações, bem como as informações relativas à sua proposta.
OBS: deve-se relatar todos os pedidos enviados, mesmo que não respondidos.
2.5. Pesquisa na Base Nacional e/ou Estadual de Notas Fiscais Eletrônicas, Desde que a Data das Notas Fiscais Esteja Compreendida no Período de Até 1 (um) Ano Anterior à Data de Divulgação do Edital, na Forma do Regulamento.
TRATAMENTO ESTATÍSTICO
3.1. Parâmetros de Pesquisa de Preços Utilizados e os Eventualmente Frustrados
Deverá ser incluída uma tabela exemplificativa dos parâmetros de preços a serem considerados no Mapa Comparativo de Preços dentre os localizados nesta Pesquisa de Preços.
3.2. Avaliação Crítica e Estatística para Obtenção do Preço de Referência
Para se alcançar a metodologia ideal para a obtenção do preço de referência, é necessário realizar uma análise dos preços coletados, se valendo da Planilha de Saneamento de Preços (anexo a este), como instrumento de auxílio.
O preço de referência será a média dos preços coletados na pesquisa de mercado, caso os dados tenham baixa/média dispersão (Coeficiente de Variação abaixo de 25%). Se for observada alta dispersão de preços da pesquisa (Coeficiente de Variação acima de 25%), há indícios de valores discrepantes (outliers). Logo, a estimativa do preço de referência deverá ser a mediana.
Obs: citar o Mapa Comparativo de Preços, contendo a memória do cálculo. Ele deve entrar como anexo do Relatório Analítico.
a) Valores Discrepantes (Outliers)
Os outliers são observações que se desviam significativamente da maioria das demais observações. Possivelmente são gerados por um mecanismo diferente, distúrbio/degradação do processo ou erro humano.
Não é adequado fazer análise de dados quando estes estão contaminados por outliers, pois podem conduzir a especificações incorretas, estimação enviesada de parâmetros (exemplo: preços de referência que não correspondem à realidade e que resultarão em fracasso do pregão) e resultados incorretos para a análise.
O uso da mediana resulta em uma melhor estimativa para o valor real quando estamos diante de um conjunto de dados afetado por outliers.
Tradicionalmente, a média e a variância amostrais de uma amostra fornecem uma boa estimativa da posição e da dispersão se os dados não estão contaminados por outliers.
2.1.2. Portais de Compras do Governo Federal
Relatar a pesquisa de preços realizada nos Portais de Compras do Governo Federal, a partir das palavras-chaves informadas na inicial, ou através do código CATMAT ou CATSER, devendo ser relatados nesse documento.
2.1.3. Outros Portais de Compras
Relatar a pesquisa de preços registrados em outros portais de compras, sejam esses portais de entidades públicas, privadas ou de economia mista.
Essa pesquisa de preços em outros portais de compras deve ser operacionalizada através das palavras-chaves informadas na inicial, devendo essas serem relatadas nesse documento.
Exemplo: a pesquisa de preços no Portal 123ABC foi instrumentalizada através das seguintes palavras chaves: palavra-chave 1, palavra-chave 2, palavra-chave 3, palavra-chave 4 …
Segue abaixo a sugestão de alguns Portais de Transparência que poderão ser consultados, dentre outros:
OBS: A definição dos Portais de Compras a serem consultados na pesquisa de preços deverão ser compatíveis com a natureza do objeto pretendido. Caso o objeto pretendido possua variação de preços em decorrência da localização geográfica de sua execução, será necessário avaliar a pertinência de proceder com a consulta à Portais de Compras de Estados da região Nordeste, por exemplo.
Esse julgamento deverá ser realizado em todas as Pesquisas de Preços elaboradas, a partir da análise do objeto pretendido.
Ex: Contratação de serviços que possuam regulamentações independentes em cada Estado brasileiro. Nessas situações, a Pesquisa de Preços deverá ser efetuada, preferencialmente, no âmbito do próprio Estado a fim de conseguir exemplificar as reais condições de mercado.
2.2. Contratações Similares Feitas pela Administração Pública, em Execução ou Concluídas no Período de 1 (um) Ano Anterior à Data da Conclusão da Pesquisa de Preços, Inclusive Mediante Sistema de Registro de Preços - SRP, Observado o Índice de Atualização de Preços Correspondente;
2.2.1. Contratos Próprios
Relatar a pesquisa de preços registrados em contratos do próprio Órgão/Entidade em que corre o procedimento.
Na hipótese da contratação em análise ter sido concluída no período superior de 1 (um) ano à data de conclusão da pesquisa de preços, deverá ser observado o índice de atualização de preços correspondente.
2.2.2. Contratos de outros Órgãos
Relatar a pesquisa de preços registrados em contratos de outros Órgãos/Entidades. Não confundir com portais para não duplicar informação.
Na hipótese da contratação em análise ter sido concluída no período superior de 1 (um) ano à data de conclusão da pesquisa de preços, deverá ser observado o índice de atualização de preços correspondente.
2.3. Dados de Pesquisa Publicada em Mídia Especializada, de Tabela de Referência Formalmente Aprovada pelo Poder Público, e de Sítios Eletrônicos Especializados ou de Domínio Amplo, Desde que Atualizados no Momento da Pesquisa e Compreendidos no Intervalo de até 6 (seis) Meses de Antecedência da Data de Divulgação do Edital, Contendo a Data e Hora de Acesso;
2.3.1. Preços de Referência Registrados nos CADTERC/SP
Relatar a pesquisa de preços de referência registrados nos Cadernos de Estudos Técnicos de Serviços Terceirizados (CadTerc) do Estado de São Paulo, a partir das palavras-chaves informadas na inicial, disponíveis no site www.cadterc.sp.gov.br;
2.3.2. Preços de Referência Registrados nos Cadernos Logísticos do Governo Federal
Relatar a pesquisa de preços de referência registrados nos cadernos logísticos do Governo Federal, que ficam disponíveis no endereço eletrônico https://www.comprasgovernamentais.gov.br/index.php/cadernos.
2.3.3. Banco de Preços TCE/RJ - FGV
Relatar a pesquisa de preços registrados no banco de dados sobre preços do TCE/RJ, mantido pela FGV. Este banco de preços também permite a análise dos valores por região do ERJ com atualização mensal e pode ser encontrado em https://www14.fgv.br/tcerj/cc01w100.asp?u=TCER&s=TCE&a=1.
2.3.4. Tabelas Referenciais de Preços TCM/FGV/MRJ
Relatar a pesquisa de preços de referência registrados nas Tabelas Referências de Preços mantidas pelo TCM/FGV/MRJ.
As Tabelas Referenciais do município do Rio de Janeiro é o resultado de uma parceria entre a FGV, a Controladoria do Município e a prefeitura. São disponibilizados preços de serviços e materiais com atualização quinzenal, que podem ser encontrados em http://www.rio.rj.gov.br/web/cgm/tabelas.
2.3.5. Mídias ou Sítios Eletrônicos Especializados ou de Domínio Amplo
Relatar a pesquisa de preços registrados em sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, ressalta-se que não poderão ser utilizados sítio eletrônicos de venda compartilhada, também conhecidos como marketplace.
2.3.6. Serviços Privados
Relatar a pesquisa de preços em banco de dados sobre preços registrados de entidades privadas. Alguns serviços disponibilizados na internet, gratuitos ou não, permitem uma facilidade na busca de pesquisas de preço. Cabe reforçar o alerta sobre a necessidade de se observar a similaridade do Termo de Referência ou Projeto Básico.
2.4. Pesquisa com Fornecedores Mediante Solicitação Formal de Cotação, Observados os Parágrafos deste Artigo, e desde que Não Tenham sido Obtidos os Orçamentos com mais de 6 (seis) Meses de Antecedência da Data de Divulgação do Edital;
2.4.1. Consulta a Fornecedores via Sistema de Compras do Estado do Rio de Janeiro
Deverá ser realizada consulta aos fornecedores, via Sistema de Compras do Estado do Rio de Janeiro – SIGA, que possuam pertinência temática com o objeto pretendido.
Para essa ação, deverá ser observado o prazo de 05 (cinco) a 60 (sessenta) dias corridos, de acordo com a complexidade do objeto, para a elaboração da consulta aos fornecedores, sendo esse informado neste documento.
2.4.2. Consulta a Fornecedores via E-mail Funcional ou Ofício
Relatar a pesquisa de preços por pedido de cotação enviados para empresas através de e-mail institucional ou por meio de ofício.
Essa disposição somente deverá ser utilizada nas hipóteses em que não for possível obter propostas de preços através da consulta aos fornecedores realizada por intermédio do Sistema SIGA.
Os fornecedores consultados nessa situação deverão possuir pertinência temática entre o objeto a ser contratado e a atividade econômica explorada pelas mesmas, que poderá ser aferida através:
- da atividade econômica registrada pelo fornecedor quando do seu cadastramento no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores (Sicaf);
- da demonstração de fornecimentos anteriores, por meio de notas fiscais emitidas ou contratos assinados; ou
- da descrição da atividade econômica principal, conforme a Classificação Nacional de Atividades Econômicas – CNAE, por meio da apresentação do Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral, emitido pela Receita Federal do Brasil.
Importante destacar, que essas comprovações deverão ser incluídas na instrução processual.
Para fins de aceitação das cotações de preços recebidas nessas condições, as mesmas deverão conter:
- descrição do objeto, valor unitário e total;
- número do Cadastro de Pessoa Física – CPF ou Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ do fornecedor;
- endereço físico e eletrônico e telefone de contato;
- nome completo e identificação do representante, e, se for documento físico, a assinatura; e
- data de emissão e validação da cotação.
Além das condições acima citadas, outros cuidados deverão ser tomados ao prosseguir com a aceitação das propostas recebidas:
- resguardar o sigilo das propostas recebidas e abri-las simultaneamente ao final do prazo estipulado na forma da alínea “b” do § 4º do art. 29, do Decreto nº 48.816/2023;
- demandar, sempre que possível, que as propostas sejam enviadas com assinatura digital, ou em formato de arquivo digital capaz de assegurar a inalterabilidade do conteúdo e da data e horário em que foram gerados.
De posse da cotação recebida nos moldes informados, o servidor responsável pela pesquisa de preços deverá proceder com o registro do fornecedor no sistema eletrônico de contratações, bem como as informações relativas à sua proposta.
OBS: deve-se relatar todos os pedidos enviados, mesmo que não respondidos.
2.5. Pesquisa na Base Nacional e/ou Estadual de Notas Fiscais Eletrônicas, Desde que a Data das Notas Fiscais Esteja Compreendida no Período de até 1 (um) Ano Anterior à Data de Divulgação do Edital, na Forma do Regulamento.
Poderá ser utilizada Notas Fiscais emitidas para outros contratantes, desde que seja possível aferir a compatibilidade com o objeto pretendido e, a data de emissão da mesma seja de no máximo até 1 (um) ano anterior à data da contratação.
Ressalta-se a impossibilidade da utilização de Notas Fiscais de fornecimento ao próprio órgão público que almeja a contratação, em atenção ao considerado no art. 36, do Decreto nº 48.816/2023.
3. Tratamento Estético
3.1. Parâmetros de Pesquisa de Preços Utilizados e os Eventualmente Frustrados
Deverá ser incluída uma tabela exemplificativa dos parâmetros de preços a serem considerados no Mapa Comparativo de Preços dentre os localizados nesta Pesquisa de Preços.
3.2. Avaliação Crítica e Estatística para Obtenção do Preço de Referência
Para se alcançar a metodologia ideal para a obtenção do preço de referência, é necessário realizar uma análise dos preços coletados, se valendo da Planilha de Saneamento de Preços (anexo a este), como instrumento de auxílio.
O preço de referência será a média dos preços coletados na pesquisa de mercado, caso os dados tenham baixa/média dispersão (Coeficiente de Variação abaixo de 25%). Se for observada alta dispersão de preços da pesquisa (Coeficiente de Variação acima de 25%), há indícios de valores discrepantes (outliers). Logo, a estimativa do preço de referência deverá ser a mediana.
OBS: citar o Mapa Comparativo de Preços, contendo a memória do cálculo. Ele deve entrar como anexo do Relatório Analítico.
1. Valores Discrepantes (Outliers)
Os outliers são observações que se desviam significativamente da maioria das demais observações. Possivelmente são gerados por um mecanismo diferente, distúrbio/degradação do processo ou erro humano.
Não é adequado fazer análise de dados quando estes estão contaminados por outliers, pois podem conduzir a especificações incorretas, estimação enviesada de parâmetros (exemplo: preços de referência que não correspondem à realidade e que resultarão em fracasso do pregão) e resultados incorretos para a análise.
O uso da mediana resulta em uma melhor estimativa para o valor real quando estamos diante de um conjunto de dados afetado por outliers.
Tradicionalmente, a média e a variância amostrais de uma amostra fornecem uma boa estimativa da posição e da dispersão se os dados não estão contaminados por outliers.
No entanto, quando um conjunto de dados contém outliers, mesmo que seja apenas uma observação fora de escala, a média amostral pode ter uma variação significativa.
b) Coeficiente de Variação
Durante o processo de avaliação das estatísticas descritivas de um conjunto de dados, em especial da média e do desvio padrão, é relevante avaliarmos se determinado desvio padrão calculado é grande ou pequeno. Esta questão é relevante na avaliação da precisão de métodos.
Um desvio padrão pode ser considerado grande ou pequeno dependendo da ordem de grandeza da variável.
Uma maneira de expressar a variabilidade dos dados (tirando a influência da ordem de grandeza da variável) é através do coeficiente de variação, que é dado em percentual, definido por:
O coeficiente de variação (CV) é interpretado como a variabilidade dos dados em relação à média. Quanto menor o CV mais homogêneo é o conjunto de dados.
O CV é adimensional e será positivo se a média for positiva; será zero quando não houver variabilidade entre os dados.
Um CV é considerado baixo (indicando um conjunto de dados razoavelmente homogêneo) quando for menor ou igual a 25%. Entretanto, esse padrão varia de acordo com a aplicação. Por exemplo, em medidas vitais (batimento cardíaco, temperatura corporal, etc) espera-se um CV muito menor do que 25% para que os dados sejam considerados homogêneos.
Pode ser difícil classificar um coeficiente de variação como baixo, médio, alto ou muito alto, mas este pode ser bastante útil na comparação de duas variáveis ou dois grupos que a princípio não são comparáveis.
No presente relatório, utilizamos o seguinte critério para classificação dos coeficientes de variação (CV):
- Se CV ≤ 25%, ocorre uma baixa dispersão, sendo considerada homogênea ou estável.
- Se CV > 25%, apresenta uma dispersão alta, sendo considerada heterogênea.
c) Exemplo prático
Suponhamos que a pesquisa realizada encontrou 5 preços, quais sejam:
A partir dessas informações, com o auxílio da planilha de saneamento de preços, realizaremos uma primeira rodada de saneamento, com vistas a identificar aqueles valores outliers que viciam a pesquisa:
Após essa primeira rodada de saneamento, observamos que os valores de R$ 8,00 a R$ 12,00 estão aglutinados em um grupo, enquanto o valor de R$ 43,00 (Preço 4), se afasta desse padrão grupal e apresenta informações (Desvio Padrão e Coeficiente de Variação) bem acima dos recomendados no item anterior. Então, fundamentadamente, o valor de R$ 43,00 (Preço 04), está fundamentadamente desconsiderado e afastado.
Passamos, então, à segunda rodada de saneamento dos valores:
Dessa feita, considerando que os dados coletados na pesquisa se apresentam de forma homogênea, com baixa/média dispersão e um Coeficiente de Variação abaixo de 25%, temos que, fundamentadamente, a metodologia adotada para a obtenção do preço de referência é a média. Logo:
ORÇAMENTO ESTIMADO
Neste ponto, deve-se incluir uma tabela final resumindo e definindo o orçamento estimado da contratação, no seguinte modelo:
ANEXOS
Os seguintes documentos devem ser anexados ao Relatório Analítico de Pesquisa de Preços:
- Planilha sobre saneamento dos preços coletados ( link ).
- Documentos comprobatórios das pesquisas realizadas.
- INDICAÇÃO DOS SERVIDORES QUE ELABORARAM A PESQUISA DE PREÇOS
- ASSINATURA DOS RESPONSÁVEIS
<todos os responsáveis devem assinar eletronicamente o documento preenchido após inserido no Sistema SEI>
Modelo Padrão de Documento do Relatório Analítico de Pesquisa de Preços (RAPP) no SEI
RELATÓRIO ANALÍTICO DE PESQUISA DE PREÇOS (RAPP)
INTRODUÇÃO
O presente Relatório de Pesquisa de Preços tem por objetivo definir o valor de referência para este procedimento que trata sobre licitação, na modalidade xxxx (indicar a modalidade da contratação), a ser julgado pelo xxxx (indicar o critério de julgamento da contratação), para a contratação de xxxxx (indicar o objeto da contratação).
A pesquisa de preços fora realizada mediante consulta às fontes diversificadas de pesquisa capazes de representar a realidade do mercado público, respeitando-se a compatibilidade das condições de oferta e de contratação do objeto, em atendimento aos arts. 28/32 e 42, ambos do Decreto nº 48.816/2023.
A pesquisa de preços fora realizada entre os dias xx/xx/20xx e xx/xx/20xx (indicar o prazo de realização da pesquisa de preços), mediante consulta às fontes diversificadas de pesquisa capazes de representar a realidade do mercado público. Nesta mesma linha, observa-se que os preços pesquisados e cotados apresentam condições de oferta e de contratação compatíveis com as expressas no Termo de Referência (SEI nº xxxxxx).
PARÂMETROS DE PREÇOS
2.1. Composição de Custos Unitários Menores ou Iguais à Mediana do Item Correspondente nos Sistemas Oficiais de Governo, como Painéis de Preços ou Banco de Preços em Saúde, Observado o Índice de Atualização de Preços Correspondente;
2.1.1. Portal de Compras do Estado do Rio de Janeiro
2.1.1.1. Preços Homologados
2.1.1.2. Preços registrados em atas de Sistema de Registro de Preços
2.1.1.3. Contratos;
2.1.2. Portais de Compras do Governo Federal
2.1.2.1. Compras Governamentais
2.1.2.2. Painel de Preços
2.1.3. Outros Portais de Compras
2.1.3.1. Portal de Transparência do Estado de São Paulo
2.1.3.2. Portal de Transparência do Estado de Minas Gerais
2.1.3.3. Portal de Transparência do Estado do Espírito Santo
2.2. Contratações Similares Feitas pela Administração Pública, em Execução ou Concluídas no Período de 1 (um) Ano Anterior à Data da Conclusão da Pesquisa de Preços, Inclusive Mediante Sistema de Registro de Preços – SRP, Observado o Índice de Atualização de Preços Correspondente;
2.2.1. Contratos próprios
2.2.2. Contratos de outros órgãos
2.3. Dados de Pesquisa Publicada em Mídia Especializada, de Tabela de Referência Formalmente Aprovada pelo Poder Público, e de Sítios Eletrônicos Especializados ou de Domínio Amplo, Desde que Atualizados no Momento da Pesquisa e Compreendidos no Intervalo de Até 6 (seis) Meses de Antecedência da Data de Divulgação do Edital, Contendo a Data e Hora de Acesso;
2.3.1. Preços de Referência registrados nos CADTERC/SP
2.3.2. Mídias ou Sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo
2.3.3. Serviços privados
2.4. Pesquisa com Fornecedores Mediante Solicitação Formal de Cotação, Observados os Parágrafos deste Artigo, e Desde que Não Tenham Sido Obtidos os Orçamentos com Mais de 6 (seis) Meses de Antecedência da Data de Divulgação do Edital;
2.4.1. Consulta a fornecedores via Sistema de Compras do Estado do Rio de Janeiro
2.4.2. Consulta a fornecedores via e-mail funcional ou ofício
2.5. Pesquisa na Base Nacional e/ou Estadual de Notas Fiscais Eletrônicas, Desde que a Data das Notas Fiscais Esteja Compreendida no Período de Até 1 (um) Ano Anterior à Data de Divulgação do Edital, na Forma do Regulamento.
TRATAMENTO ESTATÍSTICO
3.1. Parâmetros de Pesquisa de Preços Utilizados e os Eventualmente Frustrados;
3.2. Avaliação Crítica e Estatística para Obtenção do Preço de Referência;
PREÇOS DE REFERÊNCIA E ORÇAMENTO ESTIMADO DA LICITAÇÃO OU COMPRA DIRETA
ANEXOS
Os seguintes documentos devem ser anexados ao Relatório Analítico de Pesquisa de Preços:
- Planilha sobre saneamento dos preços coletados ( link ).
- Documentos comprobatórios das pesquisas realizadas.
INDICAÇÃO DOS SERVIDORES QUE ELABORARAM A PESQUISA DE PREÇOS
ASSINATURA DOS RESPONSÁVEIS
<todos os responsáveis devem assinar eletronicamente o documento preenchido após inserido no Sistema SEI>
Modelo Despacho de Aprovação da Pesquisa de Preços Realizadas
Aprovo o Relatório Analítico de Pesquisa de Preços e seus anexos (aos docs. SEI n° xxxx, xxxx e xxxx), que definiu o orçamento estimado deste procedimento em xxxxxxx e, entendendo pelo prosseguimento, encaminho o presente para _____________.
Assinatura do servidor responsável pela aprovação
