Após a inclusão da contratação no sistema Siga ou Contratos.RJ e sua aprovação pelo responsável, deverá ser elaborada a Nota de Autorização de Despesa – NAD. Esse documento destina-se, como o próprio nome diz, a autorizar a despesa conforme definido nas etapas anteriores da contratação, e a suprir as informações necessárias para o processamento da respectiva nota de empenho.
A nota de empenho é o registro contábil do compromisso assumido, identificando o fornecedor, o objeto a ser executado e o valor a ser desembolsado para atendimento das despesas decorrentes da contratação.
Nota de Autorização da Despesa – NAD
A NAD é composta por seis blocos de informações a serem preenchidas pelo usuário:
- Dados de Identificação da NAD
- Dados do Órgão
- Dados de Identificação do Favorecido
- Dados para Emissão de Empenho
- Cronograma de Desembolso
- Dados da Licitação
No sistema informatizado onde a NAD será emitida algumas de suas informações já são automaticamente preenchidas, e outras deverão ser complementadas pelo usuário conforme a situação. As informações orçamentárias (Programa de Trabalho, Unidade Orçamentária, Fonte de Recursos, Subelemento de Despesa etc.) normalmente já estão disponíveis no processo, no documento Reserva Orçamentária, e, se necessário, deverão ser confirmadas com a área de planejamento e orçamento da unidade.
É importante observar o cronograma de desembolso, pois essa informação deve refletir a programação de entrega do objeto da contratação, que pode ser:
- Única, somente em um mês, normalmente nas compras imediatas de bens ou prestação de serviços por escopo;
- Parcelada em meses específicos no caso de bens e serviços com cronograma de entrega; ou
- Continuada, utilizada nos serviços ininterruptos com prestações mensais.
Após a conclusão da NAD e sua aprovação pelo responsável, acontecerá a integração sistêmica com o Siafe-Rio. Nessa integração as informações da NAD são repassadas ao sistema contábil, que irá, então, gerar uma Nota de Empenho no modo rascunho. O usuário deverá complementar algumas informações e contabilizar a Nota de Empenho rascunho, gerando a Nota de Empenho definitiva.
Nota de Empenho - NE
A definição legal da nota de empenho está expressa na Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964, que Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal:
Art. 58. O empenho de despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição.
Esse documento cria uma “reserva” de parte da dotação orçamentária do órgão ou entidade responsável pela contratação a favor do fornecedor escolhido para executar o objeto definido. Após a entrega do bem ou prestação do serviço ou obra, esse empenho suprirá a consequente liquidação da despesa e pagamento ao fornecedor.
Tipos de Nota de Empenho
- Empenho de Despesa: é o tipo inicial de empenho;
- Reforço de Empenho: utilizado quando um empenho precisa de um complemento de seu valor inicial;
- Anulação de Empenho: pode ser total, cancelando todo o saldo do empenho, ou parcial, apenas reduzindo o valor do saldo do empenho; e
- Estorno de Anulação de Empenho: tipo utilizado para cancelar uma anulação de empenho efetuada indevidamente, retornando o saldo anterior.
Espécies de Nota de Empenho
- Ordinário: empenho de parcela única somente em um mês;
- Estimativo: empenho que permite aumento ou redução do valor inicial por meio de reforço e anulação; e
- Global: empenho em que há cronograma de desembolso distribuindo o valor a ser empenhado em vários meses, consecutivos ou não.
Manual de Empenho da Despesa
Para maiores informações a respeito do lançamento de Nota de Empenho de despesa, consulta o Manual disponibilizado pela Secretaria de Estado de Fazenda do Rio de Janeiro, órgão gestor do Siafe-Rio.
