DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DE DEMANDA

A formalização da demanda é um ato que vai se apresentar tanto na fase de planejamento  (por meio do Plano de Contratações Anual – PCA ), quanto na fase preparatória das contratações públicas.

Essa formalização, a depender de qual etapa ou fase está inserida, ainda pode ser expressa por diferentes ferramentas e por diferentes atores.

No âmbito do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro, essas diferentes ferramentas e a atuação desses diferentes atores são regulamentadas pelo Decreto que regulamenta a governança das contratações, pelo Decreto que regulamenta o planejamento de contratações anual e pelo Decreto que regulamenta a fase preparatória das contratações.

Nota-se, aqui, que o Decreto que regulamenta a governança das contratações se posiciona como norma de direcionamento.

Já os Decretos que regulamentam  o planejamento anual das contratações e a fase preparatória se posicionam com um conteúdo mais operacional, apresentando os requisitos mínimos para a condução e operação das contratações.

Não há hierarquia entre essas normas, uma vez que elas se complementam e tornam-se imprescindíveis para a adoção das regras e melhores práticas na condução do processo de contratação no dia-a-dia.

Mas, e aí? Como e quando utilizo o Documento de Oficialização de Demanda e o Documento de Formalização de Demanda? Ambos são as mesmas coisas? 

Não se confunda! Os dois documentos têm nomes parecidos, porém, são aplicáveis em momentos e produzidos por atores  distintos,  mas, sempre um dando continuidade e complementando o que foi expresso pelo outro.

O Documento de Formalização da Demanda (DFD), aquele expresso no inciso XIX, do art 2º, Decreto Estadual que trata sobre a governança das contratações do Estado e no inciso V, do art 2º, do Decreto Estadual que trata sobre o PCA/RJ, é a ferramenta em que a Administração vai externalizar sua necessidade; Essa etapa é preliminar à abertura do processo administrativo da contratação. Para conhecer mais sobre o DFD e o Plano de Contratações Anual do Estado do Rio de Janeiro clique aqui.

Em complemento, o Documento de Oficialização de Demanda – DOD, é o ato inaugural da fase preparatória das contratações. Ele possui uma continuidade das informações expressas no DFD,  com a  forma dada pelo art. 6º do Decreto da Fase Preparatória das Contratações:

 

I – a indicação do bem ou serviço e o respectivo quantitativo que se pretende contratar;

II – a necessidade administrativa a ser atendida, inclusive com demonstração da sua previsão no Plano de Contratações Anual – PCA do órgão ou entidade, quando cabível;

III – a estimativa de data em que deve ser iniciada a prestação dos serviços ou realizado o fornecimento dos bens; e

IV – a indicação dos integrantes para composição da equipe de planejamento da contratação, que detenham conhecimentos sobre aspectos de uso e/ou técnico do objeto a ser contratado, nos termos do Decreto nº 48.650, de 2023.

Parágrafo único. A designação e validação da indicação dos servidores para composição da Equipe de Planejamento da Contratação deverá ser acompanhada de ciência do indicado.

E como eu instruo isso no SEI!?

No menu do processo clique no ícone sobre “incluir documento” e, no campo “Escolha o Tipo de Documento” da página “Gerar Documento”, clique no ícone sobre “exibir todos os tipos”, e, na barra de pesquisa, insira a palavra-chave “Documento de Oficialização de demanda”:

Após isso, selecione o “Documento de Oficialização de Demanda” apresentado na árvore, faça o seu preenchimento integral e instrua o documento em seu processo. 

Guia de Preenchimento do DOD

DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DA DEMANDA

1. SETOR DEMANDANTE: Indicação da  unidade responsável por oficializar a demanda e os integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação;

Órgão/Entidade: Indicação do código da  Unidade Gestora (UG), do nome e da sigla do Órgão;

Unidade/Setor/Departamento: Indicação do nome e da sigla do departamento.

2. RESPONSÁVEL PELA DEMANDA: Indicação dos dados do servidor responsável por oficializar a demanda

  • Nome: Indicação do nome completo do servidor responsável por oficializar a demanda 
  • Matrícula:Indicação do número da matrícula ou da identidade funcional do servidor responsável por oficializar a demanda
  • Telefone: Indicação do número de telefone ou do número de celular institucional do servidor responsável por oficializar a demanda
  • E-mail: Indicação do e-mail institucional do servidor responsável por oficializar a demanda

3. JUSTIFICATIVA DA NECESSIDADE A SER ATENDIDA: Apresentação da situação que gerou a demanda e que justifica a contratação pretendida. Importante identificar o problema e a necessidade de contratação que esse problema gerou. 

4. DEMANDA:

  • Descrição do Objeto/Especificação: Indicação do objeto classificado no Catálogo de Materiais e Serviços do SIGA para atender a necessidade demandada. 
ItemCódigo do ItemIDDescriçãoUnidade de Fornecimento Quantidade
Número sequencial do itemCódigo do item classificado no Catálogo de Materiais e ServiçosID do Item classificado no Catálogo de Materiais e ServiçosDescrição do item classificado no Catálogo de Materiais e ServiçosÉ a unidade como o item classificado no Catálogo de Materiais e Serviços pode ser fornecido, por exemplo, Caixa com 10 Unidades, Dúzia, Pacote com 10 Kg.Explicitar a quantidade para atender a necessidade, de acordo com a unidade de fornecimento do item classificado no Catálogo de Materiais e Serviços
  • Quantidade Pretendida: Indicação da quantidade, dos prazos de contrato e de outros aspectos quantitativos do objeto que atende a solução demandada.

5. VINCULAÇÃO AOS INSTRUMENTOS DE PLANEJAMENTOS: Indicação de que o objeto demandado está previsto no Plano de Contratações Anual, indicando, ainda, o número do PCA do Órgão ou Unidade e o link para o Portal Nacional de Contratações Públicas – PNCP.

Demanda prevista no PCA?ID do PCALink
Sim ou nãoID do PCA do órgão, encontrado no PNCPhttps://pncp.gov.br/app/pca?status=vigente (link do Portal Nacional de Contratações Pública PNCP)
PNCPPNCP

6. PREVISÃO DE DATA PARA ATENDIMENTO DA DEMANDA:  Indicação do dia, mês e ano para a entrega do objeto ou início da prestação dos serviços.

7. SERVIDORES INDICADOS PARA A EQUIPE DE PLANEJAMENTO: Indicação dos servidores dos Setores Demandante e Técnico, que reúnem as competências necessárias à execução da etapa de planejamento da contratação, com conhecimentos sobre aspectos técnicos-operacionais e de uso do objeto, licitações e contratos, dentre outros;

Para compor a Equipe de Planejamento, indicamos os servidores abaixo:

Nome do IntegranteÁrea / SetorMatrículaTelefoneE-mail
NomeNome – SIGLANúmeroNúmeroE-mail Institucional

* A designação e validação da indicação dos servidores para composição da Equipe de Planejamento da Contratação deverá ser acompanhada de ciência do indicado.

8. RESPONSÁVEL PELA OFICIALIZAÇÃO DA DEMANDA

  • Nome: Nome
  • Cargo: Nome
  • Setor: Nome – SIGLA
  • ID: Número

Exemplo de Preenchimento do Documento de Oficialização de Demanda

DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DA DEMANDA

1. SETOR DEMANDANTE: 

Órgão/Entidade: UG 210010, Secretaria de Planejamento e Gestão/SEPLAG

Órgão;Unidade/Setor/Departamento: Superintendência de Compras Centralizadas/SUBLOG

2. RESPONSÁVEL PELA DEMANDA:

  • Nome: Gabriel Pereira dos Santos
  • Matrícula: 123456789
  • Telefone: 2193363-xx52
  • E-mail: gabriel.xxxx@planejamento.rj.gov.br

3. JUSTIFICATIVA DA NECESSIDADE A SER ATENDIDA: Devido ao grande fluxo de contratação de servidores, relacionado ao aumento de complexidade e quantidade  das tarefas na organização, é observado a falta de mesas e cadeiras para que os novos contratados realizem suas atividades. Assim, é necessário adquirir novas mobílias para alocar os novos funcionários.

4. DEMANDA:

ItemCódigo do ItemIDDescriçãoUnidade de Fornecimento Quantidade
171,100,091,177184582MESA ESCRITORIO - MATERIAL: MDP, REVESTIMENTO: LAMINADO METALINICO, MATERIAL ESTRUTURA: METALICA, REVESTIMENTO ESTRUTURA: PINTURA EPOXI PO GRAFITE, DIMENSAO: 1200 X 1200 X 740 MM, MODELO: MESA RETA DE UNIAO, FORMA FORNECIMENTO: UNIDADEUNIDADE10
271,100,040,822184173 CADEIRA - TIPO: SECRETARIA, BASE: BASE FIXA DE METAL EM ARCO, PESO MAXIMO SUPORTADO 140KG, AJUSTE ALTURA ASSENTO: SEM, RECLINACAO: SEM, MATERIAL ESTRUTURA: TUBOS DE ACO E POLIPROPILENO, BRACO: FIXO, ENCOSTO: TELA MESH, REVESTIMENTO ASSENTO-ENCOSTO: POLIPROPILENO , COR: PRETO, PORTA LIVRO: SEM , PRANCHETA: SEM, FORMA FORNECIMENTO: UNIDADEUNIDADE10

5. VINCULAÇÃO AOS INSTRUMENTOS DE PLANEJAMENTOS:

Demanda prevista no PCA? ID do PCALink
Sim42498600000171-0-000001/2023https://pncp.gov.br/app/pca/42498600000171/2024/24

6. PREVISÃO DE DATA PARA ATENDIMENTO DA DEMANDA: 

Data: 29 de dezembro de 2024

7. SERVIDORES INDICADOS PARA A EQUIPE DE PLANEJAMENTO: 

Para compor a equipe de planejamento, indicamos os servidores abaixo:

Nome do IntegranteÁrea / SetorMatrículaTelefoneE-mail
JoãoSecretaria de Planejamento e Gestão/SEPLAG1234567892192314-xx31joão.xxxx@planejamento.gov.rj

* A designação e validação da indicação dos servidores para composição da Equipe de Planejamento da Contratação deverá ser acompanhada de ciência do indicado.

8. RESPONSÁVEL PELA OFICIALIZAÇÃO DA DEMANDA

  • Nome: Alberto Antunes Gonçalves
  • Cargo: Superintendente
  • Setor: Secretaria de Planejamento e Gestão.
  • ID: 12341255123
Imprimir
Pular para o conteúdo