A formalização da demanda é um ato que vai se apresentar tanto na fase de planejamento (por meio do Plano de Contratações Anual – PCA ), quanto na fase preparatória das contratações públicas.
Essa formalização, a depender de qual etapa ou fase está inserida, ainda pode ser expressa por diferentes ferramentas e por diferentes atores.
No âmbito do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro, essas diferentes ferramentas e a atuação desses diferentes atores são regulamentadas pelo Decreto que regulamenta a governança das contratações, pelo Decreto que regulamenta o planejamento de contratações anual e pelo Decreto que regulamenta a fase preparatória das contratações.
Nota-se, aqui, que o Decreto que regulamenta a governança das contratações se posiciona como norma de direcionamento.
Já os Decretos que regulamentam o planejamento anual das contratações e a fase preparatória se posicionam com um conteúdo mais operacional, apresentando os requisitos mínimos para a condução e operação das contratações.
Não há hierarquia entre essas normas, uma vez que elas se complementam e tornam-se imprescindíveis para a adoção das regras e melhores práticas na condução do processo de contratação no dia-a-dia.
Mas, e aí? Como e quando utilizo o Documento de Oficialização de Demanda e o Documento de Formalização de Demanda? Ambos são as mesmas coisas?
Não se confunda! Os dois documentos têm nomes parecidos, porém, são aplicáveis em momentos e produzidos por atores distintos, mas, sempre um dando continuidade e complementando o que foi expresso pelo outro.
O Documento de Formalização da Demanda (DFD), aquele expresso no inciso XIX, do art 2º, Decreto Estadual que trata sobre a governança das contratações do Estado e no inciso V, do art 2º, do Decreto Estadual que trata sobre o PCA/RJ, é a ferramenta em que a Administração vai externalizar sua necessidade; Essa etapa é preliminar à abertura do processo administrativo da contratação. Para conhecer mais sobre o DFD e o Plano de Contratações Anual do Estado do Rio de Janeiro clique aqui.
Em complemento, o Documento de Oficialização de Demanda – DOD, é o ato inaugural da fase preparatória das contratações. Ele possui uma continuidade das informações expressas no DFD, com a forma dada pelo art. 6º do Decreto da Fase Preparatória das Contratações:
I – a indicação do bem ou serviço e o respectivo quantitativo que se pretende contratar;
II – a necessidade administrativa a ser atendida, inclusive com demonstração da sua previsão no Plano de Contratações Anual – PCA do órgão ou entidade, quando cabível;
III – a estimativa de data em que deve ser iniciada a prestação dos serviços ou realizado o fornecimento dos bens; e
IV – a indicação dos integrantes para composição da equipe de planejamento da contratação, que detenham conhecimentos sobre aspectos de uso e/ou técnico do objeto a ser contratado, nos termos do Decreto nº 48.650, de 2023.
Parágrafo único. A designação e validação da indicação dos servidores para composição da Equipe de Planejamento da Contratação deverá ser acompanhada de ciência do indicado.
E como eu instruo isso no SEI!?
No menu do processo clique no ícone sobre “incluir documento” e, no campo “Escolha o Tipo de Documento” da página “Gerar Documento”, clique no ícone sobre “exibir todos os tipos”, e, na barra de pesquisa, insira a palavra-chave “Documento de Oficialização de demanda”:
Após isso, selecione o “Documento de Oficialização de Demanda” apresentado na árvore, faça o seu preenchimento integral e instrua o documento em seu processo.
Guia de Preenchimento do DOD
DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DA DEMANDA
1. SETOR DEMANDANTE: Indicação da unidade responsável por oficializar a demanda e os integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação;
Órgão/Entidade: Indicação do código da Unidade Gestora (UG), do nome e da sigla do Órgão;
Unidade/Setor/Departamento: Indicação do nome e da sigla do departamento.
2. RESPONSÁVEL PELA DEMANDA: Indicação dos dados do servidor responsável por oficializar a demanda
- Nome: Indicação do nome completo do servidor responsável por oficializar a demanda
- Matrícula:Indicação do número da matrícula ou da identidade funcional do servidor responsável por oficializar a demanda
- Telefone: Indicação do número de telefone ou do número de celular institucional do servidor responsável por oficializar a demanda
- E-mail: Indicação do e-mail institucional do servidor responsável por oficializar a demanda
3. JUSTIFICATIVA DA NECESSIDADE A SER ATENDIDA: Apresentação da situação que gerou a demanda e que justifica a contratação pretendida. Importante identificar o problema e a necessidade de contratação que esse problema gerou.
4. DEMANDA:
- Descrição do Objeto/Especificação: Indicação do objeto classificado no Catálogo de Materiais e Serviços do SIGA para atender a necessidade demandada.
| Item | Código do Item | ID | Descrição | Unidade de Fornecimento | Quantidade |
|---|---|---|---|---|---|
| Número sequencial do item | Código do item classificado no Catálogo de Materiais e Serviços | ID do Item classificado no Catálogo de Materiais e Serviços | Descrição do item classificado no Catálogo de Materiais e Serviços | É a unidade como o item classificado no Catálogo de Materiais e Serviços pode ser fornecido, por exemplo, Caixa com 10 Unidades, Dúzia, Pacote com 10 Kg. | Explicitar a quantidade para atender a necessidade, de acordo com a unidade de fornecimento do item classificado no Catálogo de Materiais e Serviços |
- Quantidade Pretendida: Indicação da quantidade, dos prazos de contrato e de outros aspectos quantitativos do objeto que atende a solução demandada.
5. VINCULAÇÃO AOS INSTRUMENTOS DE PLANEJAMENTOS: Indicação de que o objeto demandado está previsto no Plano de Contratações Anual, indicando, ainda, o número do PCA do Órgão ou Unidade e o link para o Portal Nacional de Contratações Públicas – PNCP.
| Demanda prevista no PCA? | ID do PCA | Link |
|---|---|---|
| Sim ou não | ID do PCA do órgão, encontrado no PNCP | https://pncp.gov.br/app/pca?status=vigente (link do Portal Nacional de Contratações Pública PNCP) |
| PNCP | PNCP | |
6. PREVISÃO DE DATA PARA ATENDIMENTO DA DEMANDA: Indicação do dia, mês e ano para a entrega do objeto ou início da prestação dos serviços.
7. SERVIDORES INDICADOS PARA A EQUIPE DE PLANEJAMENTO: Indicação dos servidores dos Setores Demandante e Técnico, que reúnem as competências necessárias à execução da etapa de planejamento da contratação, com conhecimentos sobre aspectos técnicos-operacionais e de uso do objeto, licitações e contratos, dentre outros;
Para compor a Equipe de Planejamento, indicamos os servidores abaixo:
| Nome do Integrante | Área / Setor | Matrícula | Telefone | |
|---|---|---|---|---|
| Nome | Nome – SIGLA | Número | Número | E-mail Institucional |
* A designação e validação da indicação dos servidores para composição da Equipe de Planejamento da Contratação deverá ser acompanhada de ciência do indicado.
8. RESPONSÁVEL PELA OFICIALIZAÇÃO DA DEMANDA
- Nome: Nome
- Cargo: Nome
- Setor: Nome – SIGLA
- ID: Número
Exemplo de Preenchimento do Documento de Oficialização de Demanda
DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DA DEMANDA
1. SETOR DEMANDANTE:
Órgão/Entidade: UG 210010, Secretaria de Planejamento e Gestão/SEPLAG
Órgão;Unidade/Setor/Departamento: Superintendência de Compras Centralizadas/SUBLOG
2. RESPONSÁVEL PELA DEMANDA:
- Nome: Gabriel Pereira dos Santos
- Matrícula: 123456789
- Telefone: 2193363-xx52
- E-mail: gabriel.xxxx@planejamento.rj.gov.br
3. JUSTIFICATIVA DA NECESSIDADE A SER ATENDIDA: Devido ao grande fluxo de contratação de servidores, relacionado ao aumento de complexidade e quantidade das tarefas na organização, é observado a falta de mesas e cadeiras para que os novos contratados realizem suas atividades. Assim, é necessário adquirir novas mobílias para alocar os novos funcionários.
4. DEMANDA:
| Item | Código do Item | ID | Descrição | Unidade de Fornecimento | Quantidade |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 71,100,091,177 | 184582 | MESA ESCRITORIO - MATERIAL: MDP, REVESTIMENTO: LAMINADO METALINICO, MATERIAL ESTRUTURA: METALICA, REVESTIMENTO ESTRUTURA: PINTURA EPOXI PO GRAFITE, DIMENSAO: 1200 X 1200 X 740 MM, MODELO: MESA RETA DE UNIAO, FORMA FORNECIMENTO: UNIDADE | UNIDADE | 10 |
| 2 | 71,100,040,822 | 184173 | CADEIRA - TIPO: SECRETARIA, BASE: BASE FIXA DE METAL EM ARCO, PESO MAXIMO SUPORTADO 140KG, AJUSTE ALTURA ASSENTO: SEM, RECLINACAO: SEM, MATERIAL ESTRUTURA: TUBOS DE ACO E POLIPROPILENO, BRACO: FIXO, ENCOSTO: TELA MESH, REVESTIMENTO ASSENTO-ENCOSTO: POLIPROPILENO , COR: PRETO, PORTA LIVRO: SEM , PRANCHETA: SEM, FORMA FORNECIMENTO: UNIDADE | UNIDADE | 10 |
5. VINCULAÇÃO AOS INSTRUMENTOS DE PLANEJAMENTOS:
| Demanda prevista no PCA? | ID do PCA | Link |
|---|---|---|
| Sim | 42498600000171-0-000001/2023 | https://pncp.gov.br/app/pca/42498600000171/2024/24 |
6. PREVISÃO DE DATA PARA ATENDIMENTO DA DEMANDA:
Data: 29 de dezembro de 2024
7. SERVIDORES INDICADOS PARA A EQUIPE DE PLANEJAMENTO:
Para compor a equipe de planejamento, indicamos os servidores abaixo:
| Nome do Integrante | Área / Setor | Matrícula | Telefone | |
|---|---|---|---|---|
| João | Secretaria de Planejamento e Gestão/SEPLAG | 123456789 | 2192314-xx31 | joão.xxxx@planejamento.gov.rj |
* A designação e validação da indicação dos servidores para composição da Equipe de Planejamento da Contratação deverá ser acompanhada de ciência do indicado.
8. RESPONSÁVEL PELA OFICIALIZAÇÃO DA DEMANDA
- Nome: Alberto Antunes Gonçalves
- Cargo: Superintendente
- Setor: Secretaria de Planejamento e Gestão.
- ID: 12341255123
