O Catálogo de Materiais e Serviços é uma ferramenta essencial para a padronização de especificações das características de um material ou serviço a ser contratado, garantindo uniformidade de procedimentos e proporcionando ao mercado fornecedor subsídios para a correta identificação do que a Administração Pública pretende adquirir.
O que é o Catálogo de Materiais e Serviços?
O catálogo é uma base de dados que contém a relação e a descrição de todos os materiais e serviços, permitindo a operacionalização dos processos de compras em atendimento às necessidades dos órgãos e entidades do Estado no que se refere à gestão de suprimentos.
As especificações dos itens de materiais e serviços devem ser precisamente detalhadas e compatíveis com aqueles encontrados no mercado fornecedor para garantir a qualidade das compras públicas.
Fundamento Legal
Art. 14. Nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu objeto (…).
Art. 15. As compras, sempre que possível, deverão: (…)
§ 7° Nas compras deverão ser observadas, ainda: I – a especificação completa do bem a ser adquirido sem indicação de marca; (…)
Art. 3º. A fase preparatória do pregão observará o seguinte: (…)
II – a definição do objeto deverá ser precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem a competição; (…)
- Decreto No 42.092/2009. Institui o Sistema Logístico – SISLOG
Art. 4º, § 1º – São funções logísticas do SISLOG:
I – Função Logística Suprimentos – atividades rotineiras de compras, gestão de catálogo de materiais e serviços, cadastro de fornecedores, banco de preços, sistema de registro de preços, gestão de acordos e contratos administrativos, acompanhamento e análise de gastos com suprimentos, dentre outras;
Art. 5º – Compete ao Órgão Central do SISLOG:
IV- gerenciar o catálogo de materiais e serviços do Executivo, a catalogação de materiais e de serviços, a sua identificação e codificação; (…)
Art. 2º – O Sistema Integrado de Gestão de Aquisições – SIGA é um sistema informatizado desenvolvido para o processamento e o registro das operações da cadeia de suprimentos do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro e compreende as funcionalidades de:
I – Catálogo de Materiais e Serviços.
Princípios da Classificação
- Catalogação: fase do processo em que cada material deverá ser identificado e ordenado logicamente, para facilitar o setor de compras e atingir a clareza necessária para o atendimento do usuário final.
- Especificação: é uma minuciosa descrição do item visando um melhor entendimento entre consumidor e fornecedor.
- Normalização: conjunto de normas que estabelecem padrões de qualidade na fabricação dos produtos, visando a segurança, a proteção do consumidor e a eliminação de barreiras técnicas e comerciais.
- Codificação: é a forma pela qual apresentamos cada item através de um código, com a utilização de números e/ou letras. Tem como objetivo definir critérios consistentes que permitam e facilitem a implantação de sistemas uniformizados.
Atributos da Classificação
- Abrangência: a classificação deve abordar uma série de características dos materiais e serviços de forma abrangente.
- Flexibilidade: um sistema de classificação flexível é aquele que permite interfaces entre os diversos tipos de classificação; a flexibilidade refere-se à “comunicação” entre os tipos de classificação, bem como à possibilidade de adaptar e melhorar o sistema de classificação sempre que desejável.
- Praticidade: a classificação deve ser simples e direta, sem demandar do gestor procedimentos complexos. Ainda, deve prover informações objetivas.
Requisitos de um Sistema de Classificação
- Expansividade: deve suportar um aumento no rol de sua classificação, esperado com o crescimento da organização <=> demanda <=> diversidade de atividades.
- Unicidade: o código é a chave primária do item de material ou serviço (um código para cada item).
- Simplicidade: facilidade de compreensão e de uso.
- Concisão: refere-se à objetividade do sistema.
- Operacionalidade: o uso do sistema de codificação deve ser prático e robusto no campo operacional.
- Confiabilidade: o sistema de codificação deve assegurar a qualidade que dele se espera.
- Versatilidade: possibilidade de adequação às mais variadas aplicações.
- Padronização: existência de regras estruturadas na codificação do item.
Estrutura do Catálogo no SIGA
TIPO → FAMÍLIA → CLASSE → ARTIGO (PDM/PDS) → ITEM
X XX XXXX XXX XXXX.XXX.XXXX
Estrutura Hierárquica
- Famílias (1º nível hierárquico): onde estão reunidas as classes de materiais e serviços afins, por natureza e/ou função.
- Classes (2º nível hierárquico): onde estão agrupados os materiais ou serviços com a mesma natureza dentro da respectiva família.
- Artigos (3º nível hierárquico): onde estão agrupados os itens correlatos e definidas suas características técnicas (PDM = Padrão de Descrição de Materiais ou PDS = Padrão de Descrição de Serviços).
- Itens: é a especificação sucinta e inequívoca de um material ou serviço, através de características técnicas específicas (matéria-prima, dimensões, cor, acondicionamento, embalagem, tipo de serviço, etc).
Padrão de Descrição de Materiais – PDM e Padrão de Descrição de Serviços – PDS
- Características
- São as informações para a identificação/especificação técnica dos itens de materiais e serviços, sempre de forma completa e inequívoca;
- De uma maneira simplista, podemos dizer que as características são as “perguntas” necessárias para especificar e comprar corretamente um material ou contratar um serviço, sem a utilização de referências comerciais.
- Conteúdos
- São os valores possíveis, vinculados a cada característica que compõem determinado PD;
- Podemos então afirmar que os conteúdos são as “respostas” para as “perguntas” que são representadas pelas características.
Unidade de Medida
- A unidade de medida é complemento do item.
- Deve ser escolhida conforme padrão de mercado.
- A unidade de medida tem como valores aquilo que consta na tabela do Sistema Internacional de Medidas.
- A unidade de medida também pode ser expressa na forma de unidade de consumo (aquisição ou contratação).
Forma de Fornecimento
- É a forma como o produto é comercializado.
- Importante: é com base na forma de fornecimento que o fornecedor irá cotar seu preço, fazer proposta ou dar lance em um pregão.
Boas Práticas na Catalogação
- 1 – Especificações de materiais e serviços
- Devem vir detalhadas.
- Devem ser precisamente discriminadas de modo que os fornecedores NÃO apresentem propostas de produtos ou prestação de serviços com características diferentes e preços diferenciados.
2 – Normalização
- Consiste no conjunto de normas que estabelecem padrões de redução de variedades, procedimentos e qualidade na fabricação dos produtos.
- Tem por objetivo a economia, comunicação, segurança, proteção do consumidor e a eliminação de barreiras técnicas e comerciais.
3 – Padronização
- Compreende o ato que visa tornar comum um determinado modelo, parâmetro ou norma.
Importância da padronização no catálogo
- A manutenção de um cadastro de materiais e serviços com estruturas padronizadas garantirá que todas as áreas dentro de uma mesma organização, seja ela pública ou privada, utilizem uma base de dados uniformizada quanto às informações técnicas ou fiscais. É o que podemos chamar de adoção de uma linguagem única e em conformidade com as práticas de mercado.
- Esta linguagem única e padronizada, além de garantir a qualidade dos materiais e serviços adquiridos ou contratados, permite um “poder” maior de negociação, quando do processo de aquisição, gerando economia para a organização.
- Outra vantagem é facilitar aos usuários, quando de suas pesquisas de materiais ou serviços no catálogo, a identificação imediata para os itens, evitando assim a criação de multiplicidades entre os mesmos.
Principais benefícios da padronização
Um catálogo uniformizado e padronizado pode se tornar uma alavanca de valor para que o Estado obtenha os seguintes benefícios econômicos e operacionais:
- Evitar licitações fracassadas, desertas e impugnações por falta de entendimento do objeto pelo requisitante e pelo fornecedor.
- Convergência das compras para os itens padronizados.
- Obtenção de economia de escala.
- Redução de erros de recebimento, evitando a insatisfação do usuário.
- Otimização de estoques.
- Estabelecimento de preços de referência para o banco de preços do sistema de compras do Estado, evitando distorções de valores.
A influência da padronização na composição do banco de preços
- A padronização das descrições de materiais e serviços conduz à redução da variedade de materiais e serviços contratados na Administração Pública;
- O desempenho da pesquisa de preços é uma função direta da qualidade da especificação do objeto;
- Quanto pior a descrição do que se pretende comprar, pior a coerência dos preços de referência.
Uma das medidas para reduzir os riscos na especificação é capacitar adequadamente o pessoal envolvido nas unidades requisitantes, auxiliados pelo pessoal especializado em compras do Órgão Central do Sistema Logístico.
Processo de padronização
- Estabelecer os padrões das especificações físicas e de desempenho dos bens e serviços para serem referências;
- Estabelecer os critérios nas especificações que atendam fatores econômicos e de qualidade;
- Racionalizar os itens catalogados.
A padronização e o saneamento do catálogo permitem que todos os órgãos e entidades do Estado do Rio de Janeiro utilizem os mesmos materiais.
Manual de Procedimentos do Catálogo de Materiais e Serviços
