INSTRUÇÃO NORMATIVA AGE Nº 41, DE 26 DE DEZEMBRO DE 2017

O AUDITOR-GERAL DO ESTADO, no uso de suas atribuições legais e tendo em vista o disposto no inciso II do art. 106 da Resolução SEFAZ nº 89, de 30 de junho de 2017, combinado com o item 4 do parágrafo único do artigo 1.º da Lei n.º 287, de 04 de dezembro de 1979, e

CONSIDERANDO:

– a necessidade de atualização das normas para fortalecimento do controle governamental, visando ao aperfeiçoamento dos processos da gestão pública;

– as disposições do Decreto n.º 44.558, de 13 de janeiro de 2014;

– a necessidade de adequação aos preceitos estabelecidos na Deliberação do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro – TCE-RJ nº 278, de 24 de agosto de 2017.

RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer normas de organização da documentação relativa à gestão dos bens móveis dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, com o objetivo de demonstrar a sua boa administração, guarda e controle.

TÍTULO I

DOS DOCUMENTOS DAS SUBUNIDADES

Art. 2º O Encarregado da Subunidade deverá providenciar anualmente os seguintes documentos relativos aos bens móveis, sob sua guarda:

I – “Cadastro do Responsável” de todos os Encarregados no exercício;

II – Termo de Transferência de Responsabilidade, devidamente autenticado pelos Encarregados substituto e substituído;

III – Termo de Baixa Definitiva dos bens móveis da Subunidade, no caso de desincorporação;

IV – Termo de Entrega de Bens e Valores, quando houver término de gestão decorrente da extinção da Subunidade;

V – Cópia da publicação do ato de extinção da Subunidade, quando ocorrer no exercício;

VI – Termo de Inspeção realizada na Subunidade por comissões de vistoria e pelos órgãos de controle, quando ocorrer.

Parágrafo Único: A documentação relacionada neste artigo será encaminhada, preferencialmente, em meio eletrônico, ao Gestor de Bens Móveis da Unidade, devendo ser mantida cópia na Subunidade, à disposição dos órgãos de controle.

Art. 3º Na hipótese de no Termo de Transferência de Responsabilidade não se verificar impropriedade ou irregularidade que comprometa a transferência da responsabilidade dos bens, o Gestor de Bens Móveis emitirá Termo de Nada Consta para o Encarregado da Subunidade.

§ 1.º A transferência da responsabilidade poderá ocorrer ainda que esteja configurado o desaparecimento ou a não localização de bem, não recaindo para o substituto a responsabilidade por impropriedades ou irregularidades ocorridas na gestão do substituído, desde que estas estejam relatadas no Termo de Transferência de Responsabilidade.

§ 2.º Caberá à apuração de responsabilidade, na forma da legislação vigente, se ficar configurado no Termo de Transferência de Responsabilidade o desaparecimento ou não localização de bem anteriormente arrolado na Subunidade.

Art. 4º A data do período de responsabilidade pela guarda e conservação dos bens do servidor substituído se inicia no dia subsequente ao da data do Termo de Transferência de Responsabilidade.

TÍTULO II

DOS DOCUMENTOS DA UNIDADE APOIADA

Art. 5º O Gestor da Unidade Apoiada deverá providenciar anualmente os seguintes documentos relativos aos bens móveis:

I – “Cadastro do Responsável” de todos os Titulares da Unidade Apoiada e Gestores da Unidade Apoiada no exercício;

II – Inventário das existências físicas da Unidade Apoiada, em 31 de dezembro;

III – Demonstrativo da Movimentação dos bens móveis da Unidade Apoiada no exercício;

IV – Termo de Baixa Definitiva dos bens móveis da Unidade Apoiada, no caso de desincorporação;

V – Termo de Entrega de Bens e Valores, quando houver término de gestão decorrente da extinção da Unidade Apoiada;

VI – Cópia da publicação do ato de extinção da Unidade Apoiada, quando ocorrer no exercício;

VII – Termo de Inspeção realizada na Unidade Apoiada por comissões de vistoria e pelos órgãos de controle, quando ocorrer.

Parágrafo Único: A documentação relacionada neste artigo será encaminhada, preferencialmente, em meio eletrônico, ao Gestor de Bens Móveis da Unidade, devendo ser mantida cópia na Unidade Apoiada, à disposição dos órgãos de controle.

TÍTULO III

DOS DOCUMENTOS DA UNIDADE

Art. 6º O Gestor de Bens Móveis da Unidade deverá providenciar anualmente os seguintes documentos relativos aos bens móveis:

I – “Cadastro do Responsável” de todos os Titulares da Unidade e Gestores de Bens Móveis no exercício;

II – Inventário das existências físicas da Unidade, em 31 de dezembro, discriminado por Subunidades e Unidades Apoiadas, se houver;

III – Demonstrativo da Movimentação dos bens móveis da Unidade no exercício;

IV – Termo de Transferência de Responsabilidade Consolidado da Unidade;

V – Termo de Baixa Definitiva dos bens móveis da Unidade, no caso de desincorporação, quando não houver Subunidades e/ou Unidades Apoiadas em sua estrutura;

VI – Declaração do Titular da Unidade, quando ocorrer término de gestão durante o exercício;

VII – Termo de Entrega de Bens e Valores, quando houver término de gestão decorrente da extinção da Unidade;

VIII – Cópia da publicação do ato de extinção da Unidade, quando ocorrer no exercício;

IX – Termo de Inspeção realizada na Unidade por comissões de vistoria e pelos órgãos de controle, quando ocorrer.

Art. 7º O Gestor dos Bens Móveis consolidará, em até 90 (noventa) dias do exercício subsequente ao exercício de competência, a documentação relativa aos bens móveis da Unidade, a fim de retratar a composição do patrimônio do órgão ou entidade, que está sob a responsabilidade de seu Titular.

§ 1º A consolidação da documentação relativa à gestão de bens móveis da Unidade pressupõe o recebimento pelo Gestor de Bens Móveis de toda a documentação prevista nos arts. 2º e 5º, contemplando assim todas as Subunidades e Unidades Apoiadas do órgão ou entidade, e sua juntada aos documentos do art. 6º.

§ 2º Todos os documentos relacionados nos arts. 2º, 5º e 6º deverão ser mantidos arquivados na Unidade, preferencialmente, em meio eletrônico, sob a guarda do Gestor de Bens Móveis, ficando à disposição dos órgãos de controle interno e externo para fins de auditorias e inspeções.

TÍTULO IV

DO CONTROLE MENSAL DOS SALDOS

Art. 8º O Encarregado e o Gestor da Unidade Apoiada deverão informar mensalmente os saldos e a movimentação ao Gestor de Bens Móveis da Unidade, por meio do Demonstrativo da Movimentação, sendo mencionado, em moeda corrente, o saldo anterior, as entradas, as saídas, os ajustes e o saldo para o mês seguinte.

Art. 9º O Gestor de Bens Móveis manterá um controle mensal, consolidando os saldos das Subunidades e Unidades Apoiadas, e o submeterá mensalmente à Coordenadoria Setorial de Contabilidade, ou equivalente, a fim de promover a consistência dos saldos entre os registros efetuados e a existência física dos bens móveis.

Parágrafo Único: Na hipótese de não ocorrer paridade entre os saldos no período, o Gestor de Bens Móveis e a Coordenadoria Setorial de Contabilidade deverão, conjuntamente, analisar as contas e proceder aos ajustes necessários.

TÍTULO V

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 10 Na hipótese de impropriedade detectada na gestão dos bens móveis, deverão ser adotados os procedimentos previstos na legislação vigente para apuração da responsabilidade.

Art. 11 Os Anexos desta Instrução Normativa estarão disponíveis no Portal da Auditoria Geral do Estado no site da Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento.

Parágrafo Único: No contexto das empresas estatais, os documentos relacionados aos Anexos desta IN poderão ser substituídos por outros, sobretudo na hipótese de a entidade utilizar controles informatizados, desde que contenham informações semelhantes ou equivalentes.

Art. 12 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, ficam revogadas as disposições em contrário, em especial a Instrução Normativa AGE n.º 29, de 06 de novembro de 2014.

Rio de Janeiro, 26 de dezembro de 2017.

Rui César dos Santos Chagas

Auditor-Geral do Estado

ANEXOS

I – Moveis_Demonstr_da_Movimentação

II – Moveis_Controle_Mensal_Gestor

III – Moveis_Cadastro_dos_Responsaveis

IV – Moveis_Inventario

V – Moveis_Termo_de_Transf_de_Responsabilidade

VI – Moveis_Nada_Consta

VII – Moveis_Transf_Respons_Consolidado

VIII – Moveis_Declaração_Titular_Unidade

IX – Moveis_Termo_de_Baixa_Definitiva

Id: 2078093