A execução orçamentária e financeira do contrato envolve o acompanhamento do lançamento das notas de empenho, notas de liquidação, de retenção, programações de desembolso e ordens bancárias referentes à contratação, de modo a garantir que os atos contratuais estejam devidamente registrados e regulares.
Após o empenho da despesa e emissão do termo de contrato (se for o caso), a efetivação da contratação será publicada, iniciando-se a execução do objeto – fornecimento de bens, prestação de serviços ou execução de obras.
Uma vez entregue o objeto, será realizado pela Administração o recebimento. Estando todos os requisitos em ordem, o responsável para esta atividade oficialmente designado emitirá o Termo de Recebimento, documento que autorizará a emissão da Nota de Liquidação no Siafe-Rio e posterior pagamento ao fornecedor.
Empenho da Despesa
O empenho é o primeiro dos três estágios da despesa pública previstos pela Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964: empenho, liquidação e pagamento.
Art. 58. O empenho de despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição.
(…)
Art. 60. É vedada a realização de despesa sem prévio empenho.
- 1º Em casos especiais previstos na legislação específica será dispensada a emissão da nota de empenho.
- 2º Será feito por estimativa o empenho da despesa cujo montante não se possa determinar.
- 3º É permitido o empenho global de despesas contratuais e outras, sujeitas a parcelamento.
Art. 61. Para cada empenho será extraído um documento denominado “nota de empenho” que indicará o nome do credor, a representação e a importância da despesa bem como a dedução desta do saldo da dotação própria.
A Nota de Empenho – NE será registrada no SIAFE-Rio e é documento fundamental para a autorização do início da execução do objeto contratado.
Veja aqui maiores informações sobre o Empenho da Contratação.
Liquidação da Despesa
A liquidação é um dos três estágios da despesa pública
Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito.
§ 1° Essa verificação tem por fim apurar:
I – a origem e o objeto do que se deve pagar;
II – a importância exata a pagar;
III – a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação.
§ 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá por base:
I – o contrato, ajuste ou acordo respectivo;
II – a nota de empenho;
III – os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço.
Após a emissão do termo de recebimento e da conferência das demais documentações previstas contratualmente, incluindo a nota fiscal, o processo de pagamento será enviado para a área específica do órgão ou entidade que contabilizará no sistema SIAFE-Rio a Nota de Liquidação – NL.
O gestor contratual deverá acompanhar os lançamentos realizados, verificando se os valores correspondem àqueles efetivamente autorizados, inclusive no que diz respeito aos valores de retenções, que possuem credores distintos do fornecedor, tais como Receita Federal para tributos federais, Prefeitura Municipal para ISS.
Em alguns casos haverá uma etapa intermediária de registro contábil denominada “Em Liquidação”, que ocorre entre o empenho e a liquidação.
Manual da Liquidação da Despesa da Secretaria de Estado de Fazenda
Pagamento da Despesa
O pagamento é o terceiro estágio da despesa pública previsto pela Lei nº 4.320/1964:
Art. 62. O pagamento da despesa só será efetuado quando ordenado após sua regular liquidação.
(…)
Art. 64. A ordem de pagamento é o despacho exarado por autoridade competente, determinando que a despesa seja paga.
Parágrafo único. A ordem de pagamento só poderá ser exarada em documentos processados pelos serviços de contabilidade.
Art. 65. O pagamento da despesa será efetuado por tesouraria ou pagadoria regularmente instituídos por estabelecimentos bancários credenciados e, em casos excepcionais, por meio de adiantamento.
O próximo passo após a regular liquidação da despesa será a emissão da Programação de Desembolso – PD, mediante autorização do ordenador de despesa. O objetivo da Programação de Desembolso é organizar o cronograma de desembolso, montado conforme as datas de pagamento constantes nesses documentos. O número da NL que origina a PD deverá constar do documento, de modo a vincular os saldos disponíveis e comprovar que a despesa foi efetivamente liquidada, conforme a previsão legal.
A retenção de tributos será registrada por meio de PD do tipo Retenção.
Após executada a PD, será gerado um novo documento, chamado Ordem Bancária – OB. A Ordem Bancária é o documento que envia as informações ao sistema bancário que, por sua vez, providenciará a transferência para a conta bancária dos credores.
Manual de Pagamento da Despesa da Secretaria de Estado de Fazenda
Processos de Pagamento
- Tutorial Para Padronização de Abertura de Processos de Pagamento: Tutorial com sugestão de passo a passo de instrução de processos de pagamentos de faturas no Sei-RJ.
- Checklist do Processos de Pagamento: Sugestão contendo relação de condições a serem verificadas quando da instrução de processos de pagamentos.
Acompanhamento da Execução Contábil da Contratação
O gestor da contratação, em conjunto com a área contábil do órgão ou entidade, deverá acompanhar os lançamentos realizados no Siafe-Rio, analisando se estão compatíveis com os documentos que os originaram. Tal medida é necessária para garantir que não haverá erros nos fatos e valores registrados, evitando prejuízos ao Erário e ao fornecedor contratado.
No encerramento da contratação será importante demonstrar que todos os lançamentos foram efetuados em conformidade, e o acompanhamento periódico e sistemático da execução contábil da contratação será fundamental para auxiliar nessa demonstração, oferecendo subsídios para o esclarecimento de eventuais dúvidas.
Numa contratação em que tudo transcorra da maneira planejada, um balanço da execução contábil da contratação demonstrará o mesmo valor para o empenho, para a liquidação e para o pagamento conforme o exemplo abaixo:
Neste exemplo o contrato originalmente assinado previa a execução dos serviços por um período de seis meses. Ao término desse período houve uma prorrogação por mais três meses.
Nem sempre essa é a realidade observada na execução contratual, especialmente nas situações mais complexas que envolvam entregas parceladas do objeto, acordos de nível de serviço e alterações contratuais no decorrer de sua vigência. Em tais cenário é comum as alterações dos valores contratados e empenhados para mais ou para menos. Todas essas alterações precisam estar refletidas nos empenhos, de modo a evitar diferenças, expondo o gestor a risco.
Como pode ser observado no segundo exemplo, o contrato inicia-se com uma base mensal de R$ 10.000,00, sendo que inicialmente foi empenhado o valor de R$ 40.000,00 para cobrir os quatro meses de 2021, de setembro a dezembro. As parcelas restantes para perfazer o total do contrato de R$ 120.000,00 só poderiam ser empenhadas com dotação do exercício seguinte, 2022.
Durante a execução desse contrato em 2021, em razão dos acordos de nível de serviço, houve glosa parcial nas faturas dos meses de novembro, dezembro e janeiro. Essa glosa resultou em saldo no empenho. Como o exercício orçamentário de 2021 encerrou, não haveria como aproveitar o saldo, e o valor foi cancelado por meio da nota de anulação de empenho 2021NE00002.
Após esse problema inicial o fornecedor alinhou-se e conseguiu prestar adequadamente os serviços, conforme previsto em contrato, e passou a receber integralmente o valor contratado.
Em maio de 2022 aconteceu o primeiro termo aditivo contratual, alterando o quantitativo do contrato, que passou de R$ 10.000,00 para R$ 11.000,00 mensais. Diante disso, foi necessário realizar um empenho de reforço da diferença do valor de R$ 1.000,00 para os 4 meses seguintes, considerando que os 12 meses do contrato acabariam em setembro.
No mês de setembro houve o segundo termo aditivo da contratação inicial, prorrogando a vigência por mais 12 meses, sendo realizado novo empenho para cobrir os meses de setembro a dezembro, já na nova base mensal.
É importante observar que o valor empenhado nunca poderá ser maior que o valor contratado, assim como o valor liquidado nunca poderá ser maior que o valor empenhado, e o valor pago nunca poderá ser maior que o valor liquidado.
